Внедрение 1С:Документооборот 8

Внедрение 1С:Документооборот 8

В наше время электронный документооборот является действенным средством повышения эффективности управления предприятием. Автоматизация документооборота становится необходимым средством оптимизации внутренних процессов организации. Классический бумажный документооборот со временем выявляет все больше недостатков: медленный поиск нужного документа; сложность контроля исполнения документа и отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла; сложность получения отчета по работе с документами; затянутость времени согласования документов и другие.

Внедрение системы электронного документооборота в компании поможет Вам избавиться от недостатков бумажного документооборота, а также автоматизирует бизнес-процессы в Вашей организации.

Системы электронного документооборота (СЭД) позволят Вам комплексно подойти к решению задач по автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • Централизованное безопасное хранение документов;
  • Оперативный доступ к документам с учетом разграничения прав пользователей;
  • Регистрация входящих и исходящих документов;
  • Возможность просмотра и редактирования документов, контроль версий;
  • Работа с документами любых типов;
  • Полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
  • Коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
  • Маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
  • Работа в рамках локальной сети или через Интернет, в том числе через веб-браузеры.

Инструментом для создания автоматизированной системы документооборота компании является программный продукт «1С:Документооборот 8».

Подробнее о программе «1С:Документооборот 8»



Эффект от внедрения «1С:Документооборот 8»

Внедрение системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8» позволит Вам достичь следующих целей:

  • 1. Ускорение работы секретаря, специалиста по делопроизводству, специалистов организации за счет ведения всего документооборота компании в специализированной программе.
  • 2. Сокращение бумажного документооборота за счет:
    • Перевода внутренних управляющих документов в электронный вид;
    • Использование вместо копий документов с резолюциями выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы;
    • Создание единого доступного для всех сотрудников хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками.
  • 3. Повышение исполнительской дисциплины за счет усиления контроля над исполнением поручений при наличии полной информации о выданных исполнителю заданиях, сроках их исполнения и результатах выполнения работ.
  • 4. Рациональное распределение нагрузки на сотрудников и прозрачность их работы.
  • 5. Сокращение времени на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов.
  • 6. Сокращение времени на поиск документов за счет единого структурированного хранения всех документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту.
  • 7. Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками и отсутствия необходимости физического размножения и перемещения копий.
  • 8. Сокращение потерь документов за счет их хранения в единой базе данных.
  • 9. Обеспечение безопасности документов за счет исключения несанкционированного доступа к ним.
  • 10. Снижение материальных затрат организации на бумагу и оргтехнику за счет сокращения бумажного документооборота и перевода документов в электронный вид.
  • 11. Снижение затрат времени на обработку документов.
  • 12. Накопление корпоративных знаний (история переписки, обоснование принятых решений)
  • 13. Облегчение выполнения требований стандартов ISO серии 9000, 14000, 18000, 8000

Эффект от внедрения системы электронного документооборота на базе 1С - «1С:Документооборот 8» складывается из прямого эффекта от внедрения системы, который связан с экономией средств на расходные материалы и рабочее время сотрудников, и косвенного эффекта, связанного с улучшением управленческих процессов (контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления и оперативного использования знаний и т.д).

Специалисты компании в рамках заключенных договоров помогут Вам внедрить программный продукт «1С:Документооборот 8», произведут начальные настройки, обучат пользователей.