Автоматизация торгового учета и управления отношениями с клиентами компании-дистрибьютора автобусов ГАЗ, автомобилей УАЗ в Республике Беларусь – путь от Excel к 1С:Управление торговлей.

Своей историей автоматизации и достигнутыми результатами с нами поделилась ведущий специалист ООО «РУСАВТОПРОМ» Прошина Женни Васильевна.

«Основным направлением деятельности ООО «РУСАВТОПРОМ» является продажа и сервисное гарантийное обслуживание автобусов, автомобилей и спецтехники. ООО «РУСАВТОПРОМ» – дистрибьютор автобусов «Группы ГАЗ», дилер автомобилей УАЗ на территории Республики Беларусь.

Мы обратились в Группу компаний Хьюмен Интел Систем с целью обеспечения автоматизации оперативного и управленческого учета в торговле, анализа и планирования торговых операций, автоматизации управления отношениями с клиентами с переходом на более современную программную платформу «1С:Предприятие 8».

Ранее учет клиентской базы велся в Excel. Клиентская база была разрознена, для анализа информации строились сложные отчеты, в следствие чего росли трудозатраты персонала.

Первоначально в рамках процесса автоматизации были поставлены следующие задачи:   

• перевод информации о контрагентах в единую базу (отойти от работы в Excel и снизить зависимость от менеджера в ситуациях, когда в отсутствие менеджера доступ к информации о клиентах ограничен);
• реализация возможности сегментации клиентской базы (в разрезе регионов, различных сегментов, состав которых может изменяться);
• избежание ситуаций дублирования контрагентов при вводе информации;
• реализация возможности ведения тендеров в программе, возможности согласования заявок на оплату.

В качестве инструмента автоматизации была выбрана программа «1С: Предприятие 8. Управление Торговлей для Беларуси», конфигурации «Управление торговлей 11», разработанная ООО «Хьюмен систем». Основными критериями при выборе программного продукта стали удобство программы в работе, возможность обеспечить сквозную автоматизацию процесса продаж в оптовой и розничной торговле, широкие возможности программы в части анализа данных и построения разнообразных отчетов, возможность четкого разграничения доступа к хранимым данным, гибкие возможности программы в части настройки интерфейсов и установки прав пользователей.

С помощью данного программного продукта мы смогли реализовать следующие задачи:

• автоматизация управления продажами.
• автоматизация управления закупками и поставками;
• автоматизация управления складскими запасами;
• автоматизация управления отношениями с клиентами;
• мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Реализация данных задач была затруднена или вообще невозможна в старой информационной системе. Кроме того, в процессе внедрения системы были выполнены доработки функционала в части учета давальческого сырья, учета номенклатуры, комплектации и разукомплектации, позволяющие учесть при автоматизации индивидуальные особенности учета, принятые в нашей компании.

На внедрение программы фактически ушло 8 месяцев. Система введена в эксплуатацию в апреле 2017 г. Было автоматизировано 20 рабочих мест.

Внедрение программы «Управление торговлей» позволило руководству компании в режиме реального времени анализировать эффективность торговой деятельности за счет быстрой и удобной подготовки информации. Причем настройкой различных отчетов могут заниматься сами пользователи, без программиста. Мы сократили в разы бумажный документооборот. Система полноценно интегрировалась с бухгалтерией, что позволило высвободить человеко-часы. Повысился уровень коммуникаций между сотрудниками компании. В одном программном продукте работает несколько служб. Сократилось время на выполнение складских операций, в разы увеличилась скорость работы с покупателями, как следствие, выросло качество обслуживания клиентов.

Результатом внедрения мы полностью удовлетворены и считаем поставленные в рамках автоматизации цели достигнутыми».