Политика обработки персональных данных Хьюмен систем
Редакция № 3 от 11.03.2024 Скачать pdf
Настоящая политика обработки персональных данных (далее – Политика) распространяется на персональные данные, обрабатываемые ООО «Хьюмен систем».
Политика определяет принципы и подходы обработки персональных данных (далее – ПД) клиентов, поставщиков, партнеров, соискателей, сотрудников
ООО «Хьюмен систем», пользователей сайта компании и других лиц.
Местонахождение ООО «Хьюмен систем»:
220083, г.Минск, пр. Дзержинского, 104А, оф. 2406.
ООО «Хьюмен систем» является сооператором ООО «Хьюмен Интел Систем». Обе компании действуют как группа аффилированных лиц и функционируют в единой инфраструктуре (в единой информационной системе, на одной территории).
Местонахождение ООО «Хьюмен интел систем»:
220069, г.Минск, ул.Грушевская, 91, пом.6Н.
Персональные данные, получаемые ООО «Хьюмен систем», передаются
ООО «Хьюмен Интел Систем». ООО «Хьюмен Интел Систем» обрабатывает полученные персональные данные в соответствии с собственной Политикой обработки персональных данных.
Данная Политика имеет интернет-версию на сайте www.hs.by для внешних заинтересованных сторон. Интернет-версия не содержит порядок обработки персональных данных работников ООО «Хьюмен систем».
Политика разработана на основании и в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных» от 7 мая 2021 г. № 99-З.
Персональные данные – любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано.
Субъект персональных данных – физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных.
Оператор персональных данных – государственный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с иными лицами организующий и (или) осуществляющий обработку персональных данных.
Совместный оператор (сооператор) – это операторы (юридические и (или) физические лица), которые совместно организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных.
Уполномоченное лицо – государственный орган, юридическое или физическое лицо, которые в соответствии с актом законодательства, решением государственного органа, являющемся оператором, либо на основании договора с оператором осуществляют обработку персональных данных от имени оператора или в его интересах.
Обработка персональных данных – любое действие или совокупность действий, совершаемых с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных.
Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Предоставление персональных данных – действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лица или круга лиц.
Распространение персональных данных – действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц.
ООО «Хьюмен систем» обязуется соблюдать следующие принципы при обработке персональных данных.
Персональные данные должны:
- обрабатываться на законных основаниях, справедливо и прозрачно в отношении субъекта данных («принцип законности, справедливости и прозрачности»);
- собираться для конкретных, явно выраженных и законных целей и не должны в дальнейшем обрабатываться для иных, отличных от изначально заявленных, целей («принцип ограничения целей»);
- собираться в объеме, соответствующим заявленным целям обработки, и не быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки («принцип минимизации данных»);
- быть точными и, при необходимости, вовремя обновляться («принцип точности»);
- храниться в форме, позволяющей идентифицировать субъекты данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных («принцип ограничения срока хранения»);
- обрабатываться таким образом, который обеспечивает надлежащую безопасность персональных данных, включая защиту от несанкционированной или незаконной обработки, а также от случайной утери, уничтожения или повреждения, с использованием соответствующих технических или организационных мер («принцип целостности и конфиденциальности»).
4.1.1 Клиент – юридическое лицо
№ |
Цель обработки |
Персональные данные |
Основание |
Передача данных |
Срок обработки данных |
1 |
Взаимодействие с представителем потенциального клиента по вопросу продажи ПО и/или услуг (работ, сервисов)
|
- фамилия, имя, отчество - организация - должность - адрес эл. почты - номер телефона - аудиозапись телефонного разговора* - видеозапись онлайн-конференции
|
абз. 8 ст. 6 Закона «О защите персональных данных» (далее – Закона о ПД)
(ст. 53 ТК РБ)
|
Организация, оказывающая услуги по поддержке сайта |
3 года (от даты запроса на автоматизацию)
1 год (от даты заявки на участие в курсах 1С) |
2 |
Направление представителям потенциального клиента рассылок новостного, информационного и рекламного характера, связанных с ПО, услугами и сервисами «Хьюмен систем»
|
- фамилия, имя, отчество - организация - должность - адрес эл. почты
|
абз. 8 ст. 6 Закона о ПД
(ст. 53 ТК РБ) |
Не передаются |
3 года (от даты запроса на автоматизацию)
|
3 |
Проведение вебинара и направление маркетингового предложения для его участников |
- фамилия, имя, отчество - организация - адрес эл. почты - номер телефона
|
абз. 8 ст. 6 Закона о ПД
(ст. 53 ТК РБ) |
Организация, оказывающая услуги по поддержке сайта
|
1 год
|
4 |
Передача сведений об участнике вебинара, организованного «Хьюмен систем», партнеру по вебинару для маркетинговых целей |
- организация - номер телефона
|
Согласие |
- организация, оказывающая услуги по поддержке сайта, - партнер вебинара
|
1 год
|
5 |
Взаимодействие с представителем клиента, являющимся пользователем продуктов и/или услуг «Хьюмен систем»: - для выполнения заключенного договора (в т.ч. проведение опросов об удовлетворенности клиента полученными услугами), - для обсуждения и заключения новых договоров, - для обслуживания программных продуктов «1С: Предприятие», - для осуществления взаимосвязанной хозяйственной деятельности с клиентом.
|
- фамилия, имя, отчество - организация - должность - адрес эл. почты - номер телефона - аудиозапись телефонного разговора* - видеозапись онлайн-конференции |
абз. 8 ст. 6 Закона о ПД
(ст. 53 ТК РБ) |
Организация, оказывающая услуги по поддержке сайта |
1) В течение действия договора и 5 лет после окончания договорных отношений.
2) До удаления учетной записи Личного кабинета «Хьюмен систем» |
6 |
Оформление договоров и документов к ним |
- фамилия, имя, отчество - организация - должность - номер доверенности - подпись (ручная) - сертификат ЭЦП |
абз. 8 ст. 6 Закона о ПД
(п.1 ст. 53 ТК РБ) |
ООО «ЭДиН» (для эл. документов)
|
3 года после налоговой проверки или 10 лет от даты окончания срока действия договора (п.70 ПМЮ № 140**) |
7 |
Направление представителям клиента рассылок новостного, информационного и рекламного характера, связанных с ПО, услугами и сервисами «Хьюмен систем» |
- фамилия, имя, отчество - организация - должность - адрес эл. почты |
абз. 8 ст. 6 Закона о ПД
(ст. 53 ТК РБ) |
Не передаются |
В течение действия договора и 5 лет после окончания договорных отношений
|
8 |
Использование информационной базы «1С: Предприятие» клиента для исполнения обязательств по договору |
Персональные данные, хранящиеся в информационной базе
|
Определяет оператор |
Не передаются |
До конца действия договора
|
9 |
Использование документов, предоставленных Заказчиком, для исполнения обязательств по договору (заполненные формы документов, инструкции, положения и т.п.)
|
Персональные данные, предоставленные вместе со сведениями |
Определяет оператор |
Не передаются |
До конца действия договора
|
10 |
Использование информационной базы «1С: Предприятие» клиента для оказания услуг на платной линии консультации
|
Персональные данные, хранящиеся в информационной базе |
Определяет оператор |
Не передаются |
До конца оказания услуги (звонка) |
11 |
Рассмотрение обращений клиентов (рекламации, запросы, предложения и т.п.) |
- фамилия, имя, отчество - организация - должность - адрес эл. почты - номер телефона |
абз. 8 ст. 6 Закона о ПД
(п.1 ст. 53 ТК РБ) |
Организация, оказывающая услуги по поддержке сайта |
5 лет от даты обращения (п.85 ПМЮ |
12 |
Получение и публикация отзывов клиентов на портале фирмы «1С», сайте hs.by |
- фамилия, имя, отчество - организация - должность
|
абз. 16 ч. 1 ст. 6 Закона о ПД |
Фирма «1С» посетители сайта www.hs.by
|
До запроса на удаление |
13 |
Публикация в СМИ статей (видеороликов) с клиентами «Хьюмен систем» |
- фамилия, имя, отчество - организация - должность - фото, видеозапись |
Согласие |
Организация, оказывающая услуги по написанию статьи
|
До отзыва согласия или до удаления статьи |
14 |
Использование материалов, оформленных при выполнении работ по внедрению ПП у клиента, для прохождения процедуры сертификации «Хьюмен систем» у фирмы «1С» |
- фамилия, имя, отчество - должность - адрес эл. почты - номер телефона |
Согласие |
Фирма «1С» |
До окончания процедуры сертификации (если сертификат не выдан) или до окончания срока действия сертификата |
15 |
Назначение держателя учетной записи личного кабинета «Хьюмен систем» |
- фамилия, имя, отчество - организация - подпись - номер телефона - адрес эл. почты
|
абз. 16 ст. 6 Закона о ПД
|
Не передаются |
Официальное письмо – 5 лет от даты письма (п.85 ПМЮ №140)
Запись в инф. базе – до удаления учетной записи
|
16 |
Рассмотрение запроса по персональным данным (реализация прав субъекта ПД) |
- фамилия, имя, отчество - организация - адрес эл. почты - личная подпись или ЭЦП - сведения, предоставленные в веб-форме
|
абз. 16 ст. 6 Закона о ПД
|
Организация, оказывающая услуги по поддержке сайта
|
5 лет от даты обращения (п.85 ПМЮ №140)
|
* в случае входящих, исходящих звонков через стационарную телефонную связь ООО «Хьюмен систем» ** Постановление Минюста РБ от 24 мая 2012 г. №140 «О перечне типовых документов» (в редакции от 11.01.2023) |
Персональные данные в продуктах «Хьюмен систем» по направлениям
1С: Бухгалтерия, 1С: Зарплата и управление персоналом, 1С: Управление торговлей удаляются и обезличиваются обработкой «Удаление и обезличивание персональных данных». В иных конфигурациях 1С персональные данные удаляются с помощью внешней обработки «Скрытие конфиденциальной информации».
Клиент перед передачей информационной базы 1С сотруднику ООО «Хьюмен систем» должен удалить персональные данные описанными выше способами. В случае получения информационной базы 1С, содержащей персональные данные, сотрудник ООО «Хьюмен систем» удаляет базу, делает повторный запрос клиенту на получение базы или самостоятельно очищает базу от персональных данных.
В случае отсутствия возможности предоставить услуги заказчику по договору без сохранения базы 1С на сервере ООО «Хьюмен систем», содержащей персональные данные, база 1С сохраняется на сервере ООО «Хьюмен систем» с персональными данными.
Действия, осуществляемые с приведенными в таблице ПД:
- сбор,
- систематизация,
- хранение,
- использование (согласно заявленной цели),
- предоставление сотрудникам ООО «Хьюмен систем», ООО «Хьюмен Интел Систем» и третьим лицам (согласно таблице),
- распространение (на сайте www.hs.by и иных СМИ, для цели № 11, 12),
- обезличивание и удаление (для цели № 8),
- удаление (по окончанию срока обработки или по запросу).
Организации, которым ООО «Хьюмен систем» в своих интересах поручает обработку ПД своих клиентов, приведены в разделе 5 (реестр уполномоченных лиц).
4.1.1 Клиент – физическое лицо
№ |
Цель обработки |
Персональные данные |
Основание |
Передача данных |
Срок обработки данных |
1 |
Взаимодействие с потенциальным участником курсов 1С от «Хьюмен систем» по вопросу его участия
|
- фамилия, имя, отчество - адрес эл. почты - номер телефона - иные сведения, предоставленные участником курсов - аудиозапись телефонного разговора*
|
Согласие |
Организация, оказывающая услуги по поддержке сайта
|
1 год (от даты согласия) |
2 |
Оказание услуги участнику курсов 1С от «Хьюмен систем» |
- фамилия, имя, отчество - адрес эл. почты - номер телефона - аудиозапись телефонного разговора* - видеозапись онлайн-конференции
|
абз. 15 ст. 6 Закона о ПД
|
Не передаются |
В течение действия договора и 3 года после его окончания |
3 |
Оформление договоров и документов к ним |
- паспортные данные
|
абз. 15 ст. 6 Закона о ПД
|
Не передаются |
3 года после налоговой проверки или 10 лет от даты окончания срока действия договора (п.70 ПМЮ № 140)
|
4 |
Рассмотрение обращений клиентов (рекламации, запросы, предложения и т.п.) |
- паспортные данные - адрес эл. почты - номер телефона |
абз. 15 ст. 6 Закона о ПД
|
Организация, оказывающая услуги по поддержке сайта
|
5 лет от даты обращения (п.85 ПМЮ |
5 |
Публикация отзывов клиентов |
- фамилия, имя, отчество - организация - должность
|
абз. 16 ст. 6 Закона о ПД |
Не передаются |
До запроса на удаление |
* в случае входящих, исходящих звонков через стационарную телефонную связь ООО «Хьюмен систем» ** Постановление Минюста РБ от 24 мая 2012 г. №140 «О перечне типовых документов» (в редакции от 11.01.2023) |
Действия, осуществляемые с приведенными в таблице ПД:
- сбор,
- систематизация,
- хранение,
- использование (согласно заявленной цели),
- предоставление сотрудникам ООО «Хьюмен систем», ООО «Хьюмен Интел Систем» и третьим лицам (согласно таблице),
- распространение (на сайте www.hs.by и иных СМИ, для цели № 5),
- удаление (по окончанию срока обработки или по запросу).
Организации, которым ООО «Хьюмен систем» в своих интересах поручает обработку ПД своих клиентов, приведены в разделе 5 (реестр уполномоченных лиц).
№ |
Цель обработки |
Персональные данные |
Основание |
Передача данных |
Срок обработки данных |
1 |
Взаимодействие с представителем поставщика, партнера: - для выполнения заключенного договора, - для обсуждения и заключения новых договоров, - для осуществления взаимосвязанной хозяйственной деятельности
|
- фамилия, имя, отчество - организация - должность - адрес эл. почты - номер телефона - видеозапись конференций - аудиозапись телефонного разговора* |
абз. 8 ст. 6 Закона о ПД
(ст. 53 ТК РБ) |
Не передаются |
3 года (от даты запроса на автоматизацию)
|
2 |
Хранение договоров и документов к ним |
- фамилия, имя, отчество - организация - должность - номер доверенности - подпись (ручная, сертификат ЭЦП) |
абз. 16 ст. 6 Закона о ПД |
Не передаются |
3 года после налоговой проверки или 10 лет от даты окончания срока действия договора (п.70 ПМЮ |
3 |
Переписка о заключении и исполнении договоров |
- фамилия, имя, отчество - организация - должность - адрес эл. почты - номер телефона |
абз. 8 ст. 6 Закона о ПД
(п.1 ст. 53 ТК РБ) |
Не передаются |
3 года после завершения переписки (п.71 ПМЮ |
* в случае входящих, исходящих звонков через стационарную телефонную связь ООО «Хьюмен систем», ООО «Хьюмен Интел Систем» ** Постановление Минюста РБ от 24 мая 2012 г. №140 «О перечне типовых документов» (в редакции от 11.01.2023) |
Действия, осуществляемые с приведенными в таблице ПД:
- сбор,
- систематизация,
- хранение,
- использование (согласно заявленной цели),
- предоставление сотрудникам ООО «Хьюмен систем», ООО «Хьюмен Интел Систем»,
- удаление (при наступлении срока обработки или по запросу).
№ |
Цель обработки |
Персональные данные |
Основание |
Передача данных |
Срок обработки данных |
1 |
Поиск и подбор персонала из числа соискателей (обработка резюме) |
- фамилия, имя, отчество - дата рождения - место жительства и прописки - гражданство - номер телефона - адрес эл. почты - сведения об образовании - сведения о службе в армии - сведения о месте работы (текущем, предыдущем) - сведения о семье - фотография - иные сведения, предоставленные соискателем
|
Согласие
|
Организация, оказывающая услуги по поддержке сайта
|
1 год (п.680 ПМЮ № 140*)
|
Организации, которым ООО «Хьюмен систем» в своих интересах поручает обработку ПД соискателей трудоустройства, приведены в Приложении А (реестр уполномоченных лиц).
№ |
Цель обработки |
Персональные данные |
Основание |
Передача данных |
Срок обработки данных |
1 |
Поиск и подбор партнера |
- фамилия, имя, отчество - дата рождения - адрес проживания - семейное положение - организация - должность - номер телефона - адрес эл. почты - сведения об образовании, местах работы, хобби, проф. целях - опыт работы и знания в области 1С (сертификация) - водительские права - результаты тестирования знаний 1С - иные сведения, предоставленные Вами - фотография - аудиозапись телефонного разговора
|
Согласие
|
Организация, оказывающая услуги по поддержке сайта
|
1 год |
2 |
Взаимодействие с представителями партнера в рамках партнерского договора |
- фамилия, имя, отчество - организация - должность - паспортные данные (для партнера - ИП) - номер телефона - адрес эл. почты - результаты тестирования знаний 1С - аудиозапись телефонного разговора
|
абз. 8 ст. 6 Закона о ПД
(ст. 53 ТК РБ) |
Не передаются |
В течение срока действия партнерского договора |
3 |
Публикация информации о партнере на сайте www.hs.by |
- фамилия, имя, отчество - организация - номер телефона - адрес эл. почты - история партнера - фотография
|
Согласие
|
Пользователь сайта www.hs.by |
В течение срока действия партнерского договора |
Действия, осуществляемые с приведенными в таблице ПД:
- сбор,
- систематизация,
- хранение,
- использование (согласно заявленной цели),
- предоставление сотрудникам ООО «Хьюмен систем», ООО «Хьюмен Интел Систем» и третьим лицам (согласно таблице),
- распространение (на сайте www.hs.by, для цели № 3),
- удаление (при наступлении срока хранения или по запросу).
Организации, которым ООО «Хьюмен систем» в своих интересах поручает обработку ПД участников партнерской сети, приведены в разделе 5 (реестр уполномоченных лиц).
ООО «Хьюмен систем» поручает обработку персональных данных следующим уполномоченным лицам.
Наименование уполномоченного лица |
Вид деятельности |
Местонахождение |
Цели предоставления ПД уполномоченному лицу |
ООО «Софтехно» |
1С: Франчайзинг |
121552 г. Москва, ул. Ярцевская, д.34, корп.1, этаж 2, помещение I, комната 7, офис 55 |
1) участие в маркетинговых сетях 1С 2) участие в рейтинге 1С |
ООО «Электронные документы и накладные» |
EDI-провайдер |
220036, г. Минск, пр-т Жукова, 29, |
Обмен электронными документами между участниками ЭДО |
ИП Мирончик Алексей Юрьевич |
Разработка и поддержка сайта |
220073, Минск г., ул. Притыцкого, д. 26, кв.14 |
Поддержка сайта www.hs.by |
Персональные данные передаются в Российскую Федерацию фирме «1С» (ООО «Софтехно», г. Москва, ул. Достоевского, дом 1/21, строение 1, тел. +7 (495) 737-92-57).
Российская Федерация входит в перечень стран, на территории которой обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных (установлено приказом директора Национального центра защиты персональных данных Республики Беларусь от 15 ноября 2021 г. № 14).
№ |
Цель обработки |
Персональные данные |
Основание |
1 |
Публикация отзывов клиентов на портале фирмы «1С» и получение баллов в рейтинге «1С» |
ПД представителя клиента: - фамилия, имя, отчество - организация - должность
|
Партнерский договор с абз. 16 ч. 1 ст. 6 Закона о ПД |
2 |
Использование материалов, оформленных при выполнении работ по внедрению ПП у клиента, для прохождения процедуры сертификации 1С |
ПД представителя клиента, работника ООО «Хьюмен систем»: - фамилия, имя, отчество - должность - адрес эл. почты - номер телефона |
Партнерский договор с
Согласие субъекта ПД |
3 |
Подача сведений фирме «1С» о сертифицированных по продуктам 1С работниках компании (при приеме на работу и иных случаях) |
паспортные данные, сведения о сертификатах 1С
|
Партнерский договор с
Согласие субъекта ПД |
Для реализации своих прав субъект персональных данных должен оформить заявку на сайте компании www.hs.by посредством веб-формы «Запрос по персональным данным» (см. раздел «8. Связаться с нами»). Срок рассмотрения заявки и предоставления ответа составляет 15 рабочих дней.
Право на отзыв согласия.
По запросу субъекта на отзыв согласия мы прекратим обрабатывать персональные данные субъекта, осуществим их удаление или блокировку. Согласие может быть отозвано по всем целям обработки, на которые мы ранее получили согласие у субъекта, или на конкретные цели (например, можно отозвать согласие на новостную и рекламную рассылку и оставить согласие на взаимодействие по вопросу покупки ПО и услуг; можно отозвать согласие на использование персональных данных на сайте «Хьюмен систем» при публикации отзывов клиентов и оставить согласие на все иные цели).
Право на получение информации.
Субъект имеет право на получение информации, касающейся обработки нами его персональных данных, а именно:
- наименование оператора персональных данных и место нахождения;
- подтверждение факта обработки персональных данных;
- какие персональные данные мы обрабатываем и источник их получения;
- правовые основания и цели обработки персональных данных;
- срок, на который дано согласие на обработку данных;
- наименование и место нахождения уполномоченного лица, если обработка персональных данных поручена такому лицу;
- иную информацию, предусмотренную законодательством.
В течение 5-и рабочих дней от даты получения заявки мы предоставим субъекту информацию.
Право на получение информации о передаче данных третьим лицам.
Субъект имеете право на получение информации о том, какие персональные данные и кому ООО «Хьюмен систем», ООО «Хьюмен Интел Систем» передавали в течение года, предшествовавшего дате подачи заявки.
Право на внесение изменений.
Субъект может направить запрос на внесение изменений в свои персональные данные, которые мы обрабатываем (данные устарели, неполные, неточные).
Право на удаление.
Субъект может инициировать удаление своих данных. Если у нас нет законных оснований продолжать их обработку, мы прекратим обрабатывать персональные данные субъекта, осуществим их блокировку или удаление.
Для реализации своих прав, а также в случае возникновения вопросов, связанных с обработкой ваших персональных данных, свяжитесь с нами через форму обратной связи или по телефону +375 17 336-15-10.