Автоматизация бизнес-процессов бухгалтерской компании ООО «Финансовая лаборатория» на базе 1С:Предприятие.

Кейс: Автоматизация бизнес-процессов бухгалтерской компании ООО «Финансовая лаборатория» на базе 1С:Предприятие.

Своей историей реальной автоматизации деятельности бухгалтерской компании, произведенной на базе программного продукта 1С, поделился директор ООО «Финансовая лаборатория» Юрий Заболотный.

«Общество с ограниченной ответственностью «Финансовая лаборатория» основано в 2012 году с целью оказания качественных услуг в области аудита, бухгалтерского сопровождения, финансового и налогового консультирования бизнеса. Клиентами нашей компании являются небольшие компании Республики Беларусь (персонал до 50 человек), индивидуальные предприниматели, представительства иностранных компаний, зарегистрированные на территории Республики Беларусь. Бухгалтерский учет осуществлялся с применением программного обеспечения 1C 7.7.

В 2016 году мы поставили перед компанией амбициозную задачу - увеличить к концу 2017 году выручку от реализации бухгалтерских услуг более, чем в 1,5 раза, при этом сохранить численность штатного состава неизменной. Однако сдерживающим фактором в выполнении данной задачи мы видели недостатки в организации учета объема оказанных услуг и расчета их стоимости, контроля качества. Для этих целей использовался файл в Excel - формате собственной разработки. При существующем уровне автоматизации бизнес-процессов компании масштабирование объема оказываемых услуг потребовало бы расширение штатного состава, в конечном итоге - роста затрат на фонд оплаты труда и социальных отчислений.

В этой связи возникла потребность автоматизировать некоторые внутренние бизнес-процессы компании, которые приходилось выполнять «вручную», более эффективно управлять трудовой загрузкой и вознаграждением обслуживающих бухгалтеров, принимать эффективные управленческие решения на основе качественной аналитики о результатах деятельности, формируемой автоматически за любой период.

При поиске разработчика программного обеспечения по автоматизации расчета стоимости бухгалтерского обслуживания и управления бизнес-процессами бухгалтерской компании с учетом индивидуальных потребностей нашей компании нами было сформулированы конкретные функциональные требования к продукту, которые были изложены в письменном обращении к потенциальным исполнителям. В результате нами были получены коммерческие предложения от нескольких профильных организаций с различными вариантами решений по разработке программного продукта: от портального решения на базе сервиса Amazon S3 до разработки «с нуля» на базе программной платформы 1C 8. Предложенные варианты не устроили нашу компанию по ряду обстоятельств: необходимость хранения информации на зарубежных серверах; недопустимо высокая дополнительная рабочая нагрузка на сотрудников, занятых оказанием бухгалтерских услуг (дополнительные потери рабочего времени); существенное превышение предлагаемого бюджета на разработку продукта над максимально допустимым для нашей компании.

Мы также узнали о подобных проектах по автоматизации управления бухгалтерской компанией, которые были реализованы компанией ООО «Хьюмен систем» для других бухгалтерских компаний. Переговорили со специалистами ООО «Хьюмен систем», изложили потребности по поводу ожидаемого программного решения. В результате нам было подготовлено коммерческое предложение с демонстрацией функционала ранее созданных решений, в частности - автоматизированный биллинг бухгалтерских услуг, разработанный на базе программного продукта «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси». Концептуальное видение и техническое решение «Хьюмен систем» по разработке автоматизированного биллинга бухгалтерских услуг для специфики нашей компании, оцененный бюджет под разработку и внедрение, а также накопленный опыт по решению подобных задач устроили нашу компанию и явились ключевыми аргументами для выбора партнера.

Среди ключевых потребностей автоматизации были выделены:

1) Автоматизировать расчет стоимости оказанных услуг по каждому клиенту в соответствии с тарифной политикой компании, а также автоматически формировать акты об оказании услуг и счета на оплату, что позволило бы снизить затраты на ведение бухгалтерского бизнеса за счет автоматизации «ручного» труда;

2) Автоматизировать учет фактических трудозатрат и стоимостную оценку трудового вклада по каждому обслуживающему бухгалтеру и автоматически формировать на этой основе вознаграждения в соответствии с трудовым вкладом каждого бухгалтера, что позволило бы равномерно распределять трудовую нагрузку на бухгалтеров и эффективно использовать бюджет рабочего времени.

3) Автоматизировать формирование управленческой отчетности в разрезе видов услуг, клиентов, бухгалтеров и по компании в целом за любой период.

Внедрение автоматизированного биллинга бухгалтерских услуг в деятельность нашей компании позволило решить следующие задачи:

• Автоматизация управления тарифной политикой и тарифными планами клиентов с учетом особенностей тарифной политики нашей компаний;
• Автоматизация расчета стоимости оказанных услуг (абонентское обслуживание, обработка документов, разовые услуги) за отчетный период по каждому клиенту;
• Автоматизация учета использования рабочего времени обслуживающими бухгалтерами в разрезе контрагентов, видов услуг за любой период;
• Автоматизация расчета фактической трудовой нагрузки по каждому бухгалтеру на основе норм трудозатрат по видам услуг, документов, операций;
• Автоматизация учета всех обработанных документов (созданных как обслуживающими бухгалтерами, так и клиентами через удаленный доступ к базе) по каждому клиенту;
• Автоматизация управленческого учета и формирования управленческой отчетности в разрезе видов услуг, клиентов, бухгалтеров и по компании в целом;
• Автоматизация обновления всех информационных баз в конфигурации «Моя бухгалтерия 8», разработанной ООО «Хьюмен систем» на базе программы «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси».

За счет автоматизации бизнес-процессов стало также возможным более эффективно использовать имеющиеся трудовые ресурсы, снизить риски ошибок при подготовке пакетов документов для клиентов и аналитической отчетности за отчетный период для руководства компании. При этом высвобожденное рабочее время ведущих специалистов направлено на работу с заказчиками, анализом их деятельности, планированием налогов; а время руководителей бухгалтерской службы - на повышение качества оказываемых услуг и управления бухгалтерской компанией».