Электронный документооборот - как это работает и что нужно для начала работы?

Что такое электронный документооборот, как это работает и что нужно для начала работы с электронными документами на примере актов выполненных работ и других типов документов разберем в этой статье. 

Электронный документооборот - это процесс, который позволяет максимально быстро и без лишних затрат обмениваться документами между юридическими и физическими лицами.

Частым вопросом в этой области является вопрос о том, насколько легитимно использовать электронные документы в своей работе. 

Законодательная основа по работе с электронными документами включает в себя следующие законодательные акты:
1. Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронно-цифровой подписи».

2. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6.02.2019 года №19 «Об утверждении инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах и иных организациях».

Основные тезисы из Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронно-цифровой подписи»:

Электронный документ должен иметь форму внешнего представления и для придания ему юридической значимости подписан электронно-цифровой подписью.

В целом, внедряя у себя электронный документооборот, что нужно знать об электронных документах:

1. Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (Ст. 22 Закона об электронном документе и электронно-цифровой подписи)
2. Оригинал ЭД существует только в электронном виде, нет никакой необходимости воспроизводить его на бумаге. (Ст. 19 Закона об электронном документе и электронно-цифровой подписи)
3. Именно ЭЦП делает документ, созданный в электронном виде, электронным документом, а также подлинным и имеющим юридическую силу.
4. Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документа на бумаге.

• EDI - сообщения (заказ, ответ на заказ, уведомление об отгрузке)
• Электронные накладные (эТН, эТТН)
• Электронные акты, счета, договоры и прочие юридически значимые документы
• Кадровые документы (приказы, заявления и т.д)
• Внутренние документы организации (бухгалтерия без бумаг)

Представим, что компания выставляет ежемесячно около 8 000 актов выполненных работ своим контрагентам. Документы необходимо подготовить, распечатать, подписать у ответственного лица/лиц, упаковать в конверт, подписать конверт, отправить по почте, дождаться, чтобы все документы вернулись, а дальше все это где-то нужно хранить.

К чему это приводит:

●     Выгорание сотрудников, которые занимаются данной рутинной работой
●     Много ручного труда и бумаги
●     Увеличение площадей для хранения
●     Финансовые затраты

Если копнуть еще глубже, то имеем следующие цифры:

Выставляя акты на бумаге, компания израсходовала 16 стандартных офисных пачек по 500 листов средней плотности и весом 2.5 кг. Таким образом, выставлено 40 кг. актов. Для производства 1 тонны офисной бумаги требуется 24 дерева. Таким образом, выставляя акты в электронном виде и только за 1 месяц компания сохранила бы от вырубки целое дерево.

Решение есть! Переходим на электронный документооборот.

Для того, чтобы организовать электронный обмен с контрагентами актами выполненных работ и другими типами электронных документов организации и ее контрагенту необходимо иметь:

1. Ключ электронно-цифровой подписи (ЭЦП). При необходимости получить его можно в Национальном центре электронных услуг (ГосСУОК). Существует несколько вариантов носителей ключевой информации: ключ ЭЦП в виде токена, мобильная ЭЦП операторов А1 и МТС. Вы можете выбрать самостоятельно тот или иной вариант носителя ключевой информации, который удобен именно вам.
2. Подключение к сервису электронного документооборота ЭДиН.

Далее процесс выглядит следующим образом: организация - инициатор обмена отправляет своим контрагентам приглашения к обмену через сервис ЭДиН.

Приглашение выглядит следующим образом:
«Здравствуйте! Ваш контрагент__________________приглашает Вас обмениваться электронными документами с использованием сервиса ЭДиН. Для этого перейдите по ссылке и завершите процедуру регистрации. По окончанию этих действий вам будут направлены персональные логин и пароль для полноценной работы в системе.
---------------------------------------------------------------
Согласно ст. 22 Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.
Для проверки валидности электронного документа следуйте по ссылке.
Сервис ЭДиН поддерживает мультибраузерное подписание, а также работу под ОС Windows, Linux»

Контрагенты переходят по ссылке из письма и завершают процедуру регистрации в сервисе. После этого можно начинать обмен документами в электронном виде.

Какие есть варианты работы с сервисом:

1. Прямо из программы 1С:Предприятие за счет модуля ЭДиН:ЭДО для 1С. На поддержке находятся все конфигурации программы 1С:Предприятие.
2. Личный кабинет в любом браузере.
3. Мобильное приложение.
4. Bitrix24.
5. API.

Разберем на практике процесс работы с электронными актами выполненных работ.

Отправитель электронного документа создает в программе 1С:Предприятие в журнале “Реализация товаров и услуг” соответствующий документ.

Далее вместо кнопки “Печать” нажимает кнопку “Подписать и отправить”.

По данной кнопке происходит подписание электронного акта выполненных работ и отправка его контрагенту. Документ получает статус “Выгружен”.

Этот статус означает, что электронный акт выполненных работ гарантированно доставлен контрагенту в личный кабинет сервиса ЭДиН.

В первую очередь контрагент на электронную почту получает уведомление о том, что в его адрес поступил электронный документ. 

Пример:

В самом письме прикреплен электронный акт выполненных работ, подписанный ЭЦП отправителя. Далее для подписания контрагент переходит по ссылке, и попадает в личный кабинет ровно в тот документ, который нужно подписать. Статус документа меняется на “Просмотрен”.

У контрагента есть вариант подписать электронный документ либо отклонить.

В случае, если он решает подписать электронный документ, то он нажимает кнопку “Подписать”. Электронный акт выполненных работ принимает статус “Согласован”, что означает подписан с обеих сторон. Такой же статус по электронному документу видит у себя отправитель в программе 1С:Предприятие.

В случае, если он решает отклонить электронный документ, то он нажимает кнопку “Отклонить”, в дополнительном поле можно указать причину, по которой происходит отклонение документа. После чего электронный документ примет статус “Отклонен получателем”. При этом, если оба контрагента пришли к согласию по отклоненному документу, то у получателя еще остается возможность данный электронный документ подписать. Вся история по электронному документу хранится.

Таким образом, мы рассмотрели процесс подписания и отклонения электронных документов.

Важным является вопрос хранения электронных документов. Электронные документы хранятся в сервисе ЭДиН, в любой момент времени вы можете получить к ним доступ, выкачать архив электронных документов, используя сервис.

Преимущества электронного документооборота:

С помощью ЭДО компании могут начать эффективнее вести документооборот и ускорить внутренние процессы.

1. Быстро обмениваться документами. Доставка почтой или курьером занимает много времени, особенно если контрагенты находятся в разных городах или регионах. В системе ЭДО отправлять и получать документы можно за несколько секунд.
   
2. Снизить расходы. Больше не нужно тратиться на бумагу и печать.
   
3. Уменьшить количество ошибок. В системе ЭДО пользователям помогает автоматическая проверка на соответствие форматам документов. Она не допускает файлы с ошибками к отправке.
   
4. Сэкономить время сотрудников. С ЭДО можно быстро согласовывать документы внутри компании и всегда видеть статус каждого. А подписывать и отправлять их можно пакетно в пару кликов.

В целом нужно понимать, что электронный документооборот - это наше будущее, поэтому очень важно разобраться в этом вопросе, таким образом повысив эффективность работы своей компании.