СООО «БЕЛАМАРКЕТ дьюти фри» | Автоматизация оперативного учета в розничной торговле

СООО «БЕЛАМАРКЕТ дьюти фри» - это ведущая в Республике Беларусь компания с сетью собственных розничных магазинов беспошлинной торговли. Более 35 магазинов работают круглосуточно на границе с Литвой, Латвией, Польшей и Украиной, а также в Национальном аэропорту Минск. В настоящий момент в компании работают 550 сотрудников, штат компании постоянно расширяется, открываются новые и модернизируются действующие магазины Duty Free.

Цель проекта автоматизации:

В течение 12 месяцев спроектировать и разработать новую информационную систему, а также осуществить переход на новую информационную систему с возможностью использования одной информационной базы, созданной на основе конфигурации «Управление торговлей» (программная платформа «1С:Предприятие 8») с последующей интеграцией с системой автоматизации бухгалтерского и налогового учета для исключения дублирования данных и создания единого информационного пространства предприятия.

Задачи проекта автоматизации:

• собрать и проанализировать требования к новой информационной системе;
• спроектировать новую информационную систему;
• разработать релиз конфигурации согласно требованиям (на базе программной платформы «1С:Предприятие 8» и конфигурации «Управление торговлей») и провести приемо-сдаточные испытания разработанного программного обеспечения;  
• разработать программные модули для обмена данными с действующими фронт офисными системами, системой автоматизации бухгалтерского и налогового учета и провести приемо-сдаточных испытания разработанного программного обеспечения;  
• провести подготовку к опытной эксплуатации новой системы;
• провести опытную эксплуатацию системы;
• ввести новую информационную систему в промышленную эксплуатацию.

Для решения поставленных задач руководство СООО «БЕЛАМАРКЕТ дьюти фри» обратилось в ООО «Хьюмен Систем».

На момент старта проекта по автоматизации старая информационная система СООО «БЕЛАМАРКЕТ дьюти фри» состояла из 35 автономных информационных баз на программной платформе «1С:Бухгалтерия 7.7» с автоматизированной выгрузкой данных в центральную базу и со всеми вытекающими из такой ИТ-архитектуры проблемами: ошибками в данных, потерей данных, плохо синхронизированными основными справочниками, полным отсутствием оперативности в получении и обработке данных, полным отсутствием возможности оперативного контроля и большими проблемами с получением практически любой сводной аналитической информации. Такое состояние информационной системы и определило главную цель проекта автоматизации.

Разрозненная информационная система, действующая на предприятии, к началу проекта почти полностью изжила себя и часто приносила больше проблем, чем пользы. Пользователи тратили большое количество сил и времени на поиск и исправление ошибок в данных. Учитывая тот факт, что в компании любое товародвижение должно сопровождаться таможенными документами, задача по исключению ошибок в данных приобрела первостепенное значение. Кроме этого, совершенно не была видна оперативная картина по остаткам товаров в магазинах и на центральном складе; крайне затруднительно было контролировать цены, что, в свою очередь, приводило к ошибкам.

В качестве предмета автоматизации были выделены следующие укрупнённые подсистемы:

• управление закупками;
• управление центральным складом;
• управление товародвижением (с таможенным оформлением);
• ценообразование;
• контроль себестоимости;
• управление программами лояльности;
• учет и контроль качества товара;
• аналитическая отчетность;
• интеграция с фронт офисными системами в магазинах;
• интеграция с системой автоматизации бухгалтерского и налогового учета.

В ходе проекта было выполнено много работ по адаптации типового решения:

• Валютная розничная торговля.
• Мультивалютные кассы.
• Автоматические обмены с кассами.
• Автоматический обмен документами с таможенной информационной системой.
• Механизм анализа продаж прошлых периодов (за 2 года до ввода системы в эксплуатацию).
• Мультивалютный товарный отчет в розничных ценах.
• Привязка розничной цены к магазину.
• Комплектация/разукомплектация с сохранением таможенных реквизитов каждой комплектующей. Разработан механизм по комплектам: комплектация, разукомплектация с возможностью формирования цен на комплекты при комплектации, разложение номенклатуры по ценам и формирования акта переоценки при разукомплектации.
• Полностью переписан механизм расчета себестоимости (от цены, по уникальному алгоритму Заказчика).
• Реализован механизм «Интеллектуальное округление» доп. расходов для сигарет (для каждой отдельной пачки).
• Мультивалютный кассовый отчет.
• Реализован механизм, позволяющий корректировать кассовые счетчики (выемка денег, инкассация, обнуление кассового счетчика) без закрытия кассовой смены.
• Реализована система поэтапного перемещения товаров внутри компании («Товар в пути» и «Товар прибыл»). При этом списание со склада отправителя и поступление на склад получателя могут формироваться РАЗНЫМИ датами.
• Интеграция с магазинами группы компаний «Евроторг» (сложная совместная программа лояльности).
• Сложная система дисконтных, обычных бонусных, накопительных бонусных карт
• Реализован механизм учета предварительного поступления на склад.
• Реализован механизм, позволяющий выполнять массовые переоценки (для розничных магазинов) на основании приказов о переоценке.
• Разработан механизм, позволяющий администратору корректировать себестоимость в случае возникающих ошибок, связанных с корректировкой данных прошлых периодов без восстановления последовательности
• Разработан механизм, позволяющий пользователю отслеживать отклонение себестоимости при корректировке данных прошлых периодов.
• 41 новый отчет. Каждый новый отчет разработан с применением системы компоновки данных и отвечает современным требованиям «1С». Все доработанные отчеты, в том числе и основной «Товарный отчет», отображают движение товара в розничных ценах, как минимум, в двух валютах: евро и бел. руб. Так же отчеты строятся по себестоимости, как минимум, в двух валютах: евро и бел. руб.
• Доработаны обработки по печати ценников и этикеток.
• Доработан механизм по учету качества товара, в том числе и в разрезе цен.
• В связи с особенностями учета и необходимостью постоянной выгрузки данных в информационную систему таможни, доработан механизм сквозного прослеживания товара по всей цепочке движения, от момента поступления на оптовый склад организации до отгрузки розничному покупателю: приход на оптовый склад, перемещения между розничными магазинами, корректировка качества товара, комплектация, разукомлектация, переоценка.

На реализацию проекта ушло полтора года, система была принята в мае 2019 года. Автоматизировано 50 рабочих мест.

В результате выполненных проектных работ была создана и внедрена новая информационная система, сотрудники компании были обучены работе с новым программным обеспечением, был обеспечен обмен данными с другими информационными системами, действующими на предприятии.

Внедрение новой информационной системы позволило Заказчику:

• максимально сократить количество ошибок пользователей;  
• существенно упростить и ускорить выполнение рутинных операций;  
• существенно сократить время на принятие управленческих решений, связанных с ценообразованием, перемещением товаров и пр;   
• существенно сократить время оформления документов и поиска документов в системе;
• получить возможность реализации различных программ лояльности;
• ощутимо повысить уровень качества оказания услуг клиентам.