Несколько лет назад в бухгалтерской компании «ЛидерПартнер» провели масштабную автоматизацию. Благодаря этому база клиентов увеличилась в четыре раза, хотя штат сотрудников при этом вырос лишь в три. О том, почему автоматизировать внутренние бизнес-процессы — выгоднее, чем нанимать новых работников, рассуждаем в очередном материале.
Бухгалтерская компания «ЛидерПартнер» создана в феврале 2009 года. Она оказывает услуги комплексного бухгалтерского обслуживания (иначе говоря, бухгалтерский аутсорсинг) малому, среднему и крупному бизнесу: белорусским юридическим лицам, представительствам и филиалам иностранных компаний, некоммерческим организациям и ИП. Если компания или учреждение не имеют собственной бухгалтерии (например, когда предприятие намерено сократить расходы на содержание отдела бухгалтерии или бизнес еще небольшой, и содержать штат бухгалтеров ему невыгодно), они могут получить необходимые для работы услуги именно у таких организаций, как «ЛидерПартнер». Сегодня в портфеле компании более 400 клиентов из абсолютно разных сфер: IT, оптовой и розничной торговли, общепита, строительства, производства, а с недавнего времени — и сельскохозяйственной отрасли. При этом в штате всего 45 бухгалтеров, которые обслуживают всех клиентов.
«Информацию приходилось держать в голове»
В 2016 году руководство «ЛидерПартнер» приняло решение провести масштабную автоматизацию компании: было желание в несколько раз нарастить пул клиентов. Сделать это с тогдашним набором программных продуктов не представлялось возможным.
— Наши клиенты работают в абсолютно разных сферах, и у каждого — свои нюансы ведения бухучета и налогообложения, — поясняет директор компании Ирина Ковельская. — Кто-то применяет общую систему налогообложения, кто-то — упрощенную. Ряд компаний ввиду особенностей нашего законодательства имеет налоговые преференции. Например, у резидентов Парка высоких технологий есть несколько льгот по подоходному налогу. Одна из них — пониженная ставка подоходного налога: 9%, а не 13% для физических лиц, работающих по трудовым договорам. Или возьмем предприятия, которые занимаются производством товаров, выполнением работ или оказанием услуг на территории сельской местности: согласно декрету №6, они могут не исчислять и не выплачивать налог на прибыль в течение первых семи лет с момента регистрации.
Ирина Ковельская
— Есть особенности и с точки зрения взносов ФСЗН, — подключается к беседе заместитель директора Алеся Вишневская. — Те же резиденты ПВТ имеют право на применение пониженной базы при расчете обязательных страховых взносов. И все это бухгалтер должен учитывать.
До автоматизации «ЛидерПартнер» использовала несколько бухгалтерских конфигураций «1С», потому что ни одна из них не позволяла учитывать всю специфику деятельности клиентов.
— Каждый наш бухгалтер должен был держать в голове большой массив информации по каждому клиенту, с которым он работает. В ином случае было бы невозможно предлагать клиентам различные варианты оптимизации их бизнеса, исходя из существующих налоговых преференций, и, тем более, применять их на практике, — уточняет Алеся. — Основная масса бухгалтерских программных продуктов не могла автоматизировать данный процесс. Каждая конфигурация отличалась по функциональности. Приходилось использовать сразу несколько программ и запоминать: так, вот в эту программу я внесла одни данные, сюда — другие. Это очень большая нагрузка на бухгалтеров.
Алеся Вишневская
«Внедрились» всего за пару месяцев
Поскольку старое ПО лишь тормозило внутренние процессы и никак не способствовало выполнению основной задачи — увеличению числа клиентов компании на 100−120% без увеличения штата бухгалтеров, решили перейти на новый продукт.
— Нам нужна была программа, которая позволит минимизировать затраты и риски ошибок, а также упростит работу бухгалтерам и руководству компании, — поясняет Ирина Ковельская. — Собственно, на новый продукт, который соответствует всем нашим требованиям, мы планировали перевести и наших клиентов.
При выборе поставщика программного продукта компания остановилась на группе компаний «Хьюмен Интел Систем». Они предложили полностью готовое к работе ПО — «Моя бухгалтерия 8», которое уже соответствовало новым требованиям законодательства.
— В июле 2016 года в Беларуси ввели ЭСЧФ. Мы обратились к «Хьюмен Систем» в июне. В тот момент их продукт уже был готов к полноценной работе с ЭСЧФ, — вспоминает Ирина. — Это убедило нас в правильности выбора.
— Ряд программ, которые мы тогда использовали, до сих пор не позволяет создавать исправленные или дополнительные счета-фактуры и оперативно взаимодействовать с порталом ЭСЧФ, — уточняет Алеся Вишневская. — А это важно, ведь от этого зависит правильность исчисления НДС и подачи отчетности в Министерство по налогам и сборам. Еще один важный момент: при закрытии месяца программа помогает бухгалтеру быстро провести анализ остатков по бухгалтерским счетам, что дает хорошую возможность для самоконтроля. Если программа заметила ошибки, можно оперативно внести исправления.
Как поясняет специалист по внедрению «Моей Бухгалтерии 8» Елена Быкова, перед внедренцами стояла непростая задача: не только запустить в работу единое ПО, но и обучить всех сотрудников нюансам его использования.
— Как правило, компании заказывают установку одного-двух дополнительных модулей, которые актуальны именно для их сферы, — делится она. — Здесь же — в силу специфики — нужны были все модули: от внутрихозяйственных расчетов и путевых листов до модулей для общественного питания и розничной торговли. После этого мы приступили к обучению. И каждый сотрудник «ЛидерПартнер» требовал максимум знаний — глубоких и объемных, — чтобы уметь работать с любыми клиентами.
Елена Быкова
Кроме того, специалистам «Хьюмен Систем» предстояло объединить новый продукт с уже использовавшимся ПО заказчика — кассовой программой для кафе и ресторанов R-Keeper.
— Мы разработали программный модуль по обмену данными между двумя программами, — рассказывает Елена. — С его помощью из «1С» в R-Keeper загружается меню с ценами, а из R-Keeper в обратном направлении отправляются данные о продажах и создаются определенные документы: продажа по кассе, выпуск блюд, списание блюд.
Новый продукт, отмечает Алеся Вишневская, позволяет специалистам автоматически составлять формы налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности — на основании данных учета, отраженных в «1С» в их актуальном виде.
— Причем бухгалтеру не нужно отслеживать изменения, которые внесли в эти формы отчетности на законодательном уровне, — дополняет она. — Все это делает и вносит в систему сам поставщик ПО, а документы просто обновляются с учетом новых требований.
Также новое программное обеспечение позволило обеспечить взаимозаменяемость бухгалтеров.
— Когда все работают в одной программе, в экстренной ситуации один сотрудник может с легкостью заменить другого, — поясняет Алеся Вишневская. — С разными конфигурациями это было практически невозможно.
«Мою бухгалтерию 8» удалось внедрить буквально за пару месяцев: уже в августе 2016 года сотрудники «ЛидерПартнер» работали с новым ПО.
— Конечно, новое всегда настораживает, и нам понадобилось время, чтобы адаптироваться к новой системе, — признается Ирина. — К счастью, клиенты отнеслись к ситуации с пониманием: они знали, что переход на новый программный продукт позволит нам быстрее решать все их вопросы. А бухгалтеры, в свою очередь, приложили максимум усилий, чтобы для клиентов переход на новое ПО прошел быстро и безболезненно. Помогли и специалисты «Хьюмен Систем»: проводили обучение, обеспечили нас очень подробной документацией по программе.
Стали тестировщиками нового ПО
Помимо «Моей Бухгалтерии 8», «Хьюмен Систем» предложили для «ЛидерПартнер» и другой продукт — «1С: Биллинг бухгалтерских услуг». Если первый предназначен для ведения всех клиентских баз в единой конфигурации, «Биллинг» используется для управления самой компанией.
— «ЛидерПартнер» занимается аутсорсингом бухгалтерских услуг. Это значит, что один бухгалтер ведет бухучет сразу нескольких компаний, а не одной, — разъясняет нюансы работы Алеся Вишневская. — Управленцам нужно четко понимать, какой объем задач может выполнять каждый сотрудник. Кто может взять большее количество клиентов, а кого, напротив, нужно «разгрузить». Чтобы совершенствовать эти внутренние процессы, нам нужен был такой программный продукт, как «Биллинг».
Перед «Биллингом» стояла и другая задача — сократить трудозатраты на подсчет объема оказанных услуг.
— До внедрения этого ПО бухгалтер вручную просчитывал тот объем работы, который проделал: сколько накладных выписал, сколько выставил ЭСЧФ, какому количеству сотрудников рассчитал зарплату, — вспоминает Ирина Ковельская. — Только после этого составлялся акт для клиента. Мы хотели автоматизировать эту часть работы, чтобы формирование и отправка пакета документов на наши услуги происходили быстро и практически через нажатие одной кнопки.
— Клиент пришел к нам с конкретной целью: повысить эффективность управления бухгалтерской компанией за счет автоматизации внутренних бизнес-процессов, — включается в диалог бизнес-аналитик «Хьюмен Систем» Марина Трипутина. — И мы вместе решали, как этого добиться.
Марина Трипутина
По словам Марины, до этого момента «Биллинг» еще не был полноценным решением — скорее пилотным продуктом с минимальной функциональностью. Программа создавалась с нуля в сотрудничестве с командой из пяти разных бухфирм, и лидером по числу заявленных требований был как раз «ЛидерПартнер».
— Наш клиент был по сути и самым требовательным тестировщиком, — улыбается она. — Благодаря внесенным ими предложениям по реализации мы смогли сделать качественный и, что особенно важно, нужный бизнесу продукт.
На поэтапную разработку, адаптацию ПО под нужды компании и внедрение ушло чуть больше года. И, как отмечает Ирина Ковельская, благодаря новой системе выиграла не только компания, но и ее клиенты.
— Теперь наши услуги стали для клиентов более прозрачными, ведь с помощью «Биллинга» мы можем в любой момент предоставить детализацию своей работы: сколько документов обработано, какого они вида, сколько дополнительных услуг оказано и так далее. Так клиент уверен, что платит только за ту работу, которую мы для него выполнили, — говорит директор.
45 бухгалтеров на 400 компаний
На вопрос о том, получилось ли благодаря автоматизации достигнуть изначальной цели — увеличения клиентской базы, Ирина и Алеся отвечают однозначно: да.
— Иначе мы бы просто не смогли вести бухучет для 400 клиентов, не раздувая штат бухгалтеров (до автоматизации компания предоставляла свои услуги 93 клиентам при штате 13 бухгалтеров.), — поясняют собеседницы и приводят пример. — У нас есть клиенты, которые за месяц выставляют до тысячи ЭСЧФ — и это только по выручке. И подтверждают еще около тысячи входящих ЭСЧФ по приобретенным материалам и услугам. Бухгалтеру нужно каждую из них проверить, чтобы все соответствовало первичным документам, которые приходят от поставщиков и подрядчиков. Если это делать вручную, один сотрудник в лучшем случае сможет «вести» только одну такую компанию. А благодаря автоматизации 45 бухгалтеров справляются с документацией четырех сотен клиентов.
— Кроме того, в систему «Биллинг» с официального сайта Комитета госконтроля регулярно загружаются планы выездных проверок субъектов хозяйствования на каждые полгода, — дополняет Алеся. — Раньше, чтобы проверить, попадает ли кто-то из клиентов в этот план, нужно было вручную два раза в год мониторить списки. Зайти на сайт, открыть план, вписать вручную наименование компании — достаточно трудоемкий процесс, в среднем — пара минут на клиента. Сейчас же за три минуты можно сформировать отчет по всем клиентам, просто нажав одну кнопку — «Формирование отчета». Это дало нам большое преимущество: мы оперативно получаем информацию и тем самым даем возможность клиентам в спокойном режиме подготовиться к проведению плановой проверки.
Аналогичная история — с клиентскими базами (всем пакетом документов, который ведут для каждого отдельного клиента): раньше сисадмину вручную нужно было проверять, что все по-прежнему актуально и формат подачи этих документов верен. Занимала процедура около 20 минут на одного клиента (то есть больше 130 часов на проверку информации по всем 400 клиентам). Сейчас «Биллинг» автоматически обновляет базы в фоновом режиме и делает это за пять часов.
Еще один яркий пример экономии трудозатрат — формирование того самого пакета документов по оказанным услугам, которое планировала автоматизировать компания.
— До внедрения «Биллинга» на подготовку пакета документов для одного клиента уходило около 15 минут. Сейчас — всего пять. А значит, в месяц только на этой задаче мы экономим примерно 67 рабочих часов, — отмечает Алеся.
В компании подсчитали, что в общей сложности после автоматизации «ЛидерПартнеру» удается сэкономить 4200 рабочих часов ежегодно.
— Если перевести их в количество сотрудников, которых нужно было бы нанять для обслуживания клиентов, а потом — в заработные платы и налоговые отчисления, выходит около 21 тысячи евро в год, — говорит Ирина. — С финансовой точки зрения автоматизация выгоднее.
Однако останавливаться на текущем уровне автоматизации «ЛидерПартнер» не планирует.
— Всегда есть что можно улучшить, — улыбается Ирина. — Наши текущие продукты в большей степени учитывают нужды юридических лиц. Поэтому в ближайшее время мы планируем дорабатывать их для ведения учета индивидуальных предпринимателей.
