Немецкая компания Hörmann пришла в Беларусь в 2009 году. Быстрое развитие и завоевание большой доли рынка уже скоро привели к пониманию, что управлять возросшим потоком заказов с помощью старых инструментов становится сложно, говорит директор «Хёрманн Бел» Сергей Кобринец. Проблему решили с помощью автоматизации. О том, как удалось сделать бизнес-процессы предсказуемыми, а управленческую отчетность — легкой, и в придачу освободить работников от рутинной механической работы с помощью продуктов «1С», читайте в материале:
Сергей Кобринец
Hörmann — немецкий производитель гаражных и промышленных ворот, приводов, дверей и перегрузочной техники. Работает с 1935 года. Сейчас у компании 36 заводов и более 6 тысяч сотрудников. Это крупнейший производитель гаражных ворот в Германии и четвертый по величине в мире. В Беларуси Hörmann представлен ИООО «ХЁРМАНН Бел» и дилерской сетью. Дилеры принимают заказы от клиентов и передают их в белорусский офис. Далее заказы размещаются на заводах в Германии, Австрии, Польше или Голландии (зависит от типа продукции). Готовый товар «ХЁРМАНН Бел» импортирует в Беларусь и отгружает дилеру, который устанавливает его на объекте заказчика.
С момента прихода на белорусский рынок в компании учет торговых и складских операций «ХЁРМАНН Бел» вел в двух программах: внутренней учетной системе предприятия для отправки заказов на завод и «1С:Бухгалтерии». Когда увеличился поток клиентов, компания столкнулась с тем, что анализировать торговую информацию стало сложно. Появилось много монотонной рутинной работы и возросла вероятность ошибок сотрудников. Поэтому в 2017 году в белорусском подразделении Hörmann решили внедрять продукт «1С:Управление торговлей», чтобы оптимизировать процессы, связанные с торговлей и управлением складом.
«Рисковали продать товар, предназначенный для другого заказчика»
По словам собеседника, толчком для проведения автоматизации было пришедшее понимание того, что не все процессы ведутся эффективно.
— Были моменты, которые никак не контролировались, а значит, это были потенциально уязвимые места компании. Например, при ввозе товара мы не могли оперативно определить, какому конкретно контрагенту он принадлежит, — говорит Сергей Кобринец.
Поскольку товар делится на заказные и складские позиции, часть продукции всегда находится на складе. Так, кладовщик на месте делал пометку, для какого клиента какой заказ предназначается, но системы прослеживания сроков хранения не было.
— Получалось так, что некоторые просто начинали за наш счет хранить товар на складе, хотя по договору должны забрать его в течение двух недель. Фактически контроля в этом моменте не было: у кладовщика свои пометки, а в бухгалтерии непонятно, чей товар и сколько он хранится у нас, — отмечает главный бухгалтер Hörmann в Беларуси Алексей Купин.
Алексей Купин
Сложность учета увеличивала риск ошибок при работе. Изделие могло быть закреплено за определенным клиентом в файлах кладовщика и одновременно значиться в свободном остатке в бухгалтерии. Потенциально сотрудник мог продать «чужой» товар. И по мере роста объема заказов и нагрузки на персонал вероятность такого события увеличивалась.
— Приходилось заводить какие-то дополнительные базы данных, документы, таблицы, чтобы все это контролировать, что, конечно, жутко неудобно. Наши сотрудники все вносили в них вовремя, но лишние документы мешали. Хотелось иметь одну базу, в которой будет все вместе, — говорит Сергей Кобринец.
Вся информация — в реальном времени
— Мы настроили синхронизацию «1С» с внутренней учетной системой компании — рассказывает руководитель направления «Управление торговлей» компании «Хьюмен Систем» Татьяна Дергай. — Сотрудник белорусского офиса может мгновенно узнать статус заказа на заводе Hörmann, сроки производства и отгрузки. Напротив каждой позиции в программе отражается заказчик. Ситуации, когда товар могут случайно отгрузить другому клиенту, исключены. Подчеркну, что эта информация доступна без дополнительных программ, документов, таблиц и запросов. Также появилась возможность зарезервировать складские позиции, которые еще только изготавливают или доставляют в Беларусь.
Татьяна Дергай
Для удобства и ускорения идентификации изделий «Хьюмен Систем» доработала для белорусского офиса Hörmann уже существовавший модуль: в момент их оприходования через «Управление торговлей» печатаются этикетки, в которых указано наименование товара, из какой он партии и для кого предназначен.
— Программа сводит к минимуму ошибки вследствие человеческого фактора, — говорит Алексей Купин. — Например, дилер забрал часть заказа и через месяц приезжает за остальной продукцией. Менеджер увидит счет и может произвести полную отгрузку, включая товар, который уже забрали. Конечно же, спустя время это всплывет, но тем не менее кладовщик должен знать, что некоторые позиции уже отгрузили. «Управление торговлей» за этим следит. Информацию по конкретному заказу можно отследить одним нажатием кнопки.
«Появилось больше времени на основную работу»
— Мы настроили систему так, что любое изменение статуса заказа в «1С» генерирует рассылку всем лицам, которые с ним связаны, — говорит Сергей Кобринец. — Заказ изготовили или отгрузили на склад — дилер узнает об этом сразу же. Соответственно, если клиенту нужна информация о статусе товара, дилер может предоставить ее в любой момент без обращения к нам. Это освободило наших сотрудников от дополнительной нагрузки.
— Если товар лежит на складе более 14 дней и его никто не забирает, контрагенту отправляется письмо с напоминанием. И дальше оно будет отправляться каждые 10 дней, пока товар не заберут, — добавляет Алексей Купин.
— Еще наши партнеры каждое утро получают автоматические рассылки о складских остатках и о том, сколько из них зарезервировано, но не оплачено, то есть потенциально этот товар может стать свободным. Для некоторых клиентов это особенно важно — раньше дилеры часто звонили, чтобы уточнить наличие той или иной позиции на складе. Логист собирал всю информацию «руками», что тоже занимало много времени. Сейчас он от этого освобожден и может заниматься своей основной работой, — добавляет Сергей Кобринец.
«Прогнозировать и управлять деньгами стало проще»
Внедрение программы облегчило анализ торговой информации. Чтобы оценить ее в разных разрезах, достаточно выбрать нужные настройки отчета.
— Раньше, чтобы понять, сколько товара, поступившего, скажем, в 2017 году, до сих пор лежит у нас на складе, нужно было потратить часа полтора. Теперь это делается в один клик. Мы сразу можем сформировать на него акцию и быстро продать, — рассказывает Алексей Купин.
— Кроме того, в программе мы видим, какой товар и в каком количестве придет в Беларусь в ближайший месяц, — говорит Сергей Кобринец. — Это помогает быстро рассчитать сумму, которая понадобится для расчетов с таможней. Так прогнозировать и управлять деньгами стало проще.
Пользуются «1С» в компании все за исключением сотрудника сервисной службы. Кладовщики, например, видят в «Управлении торговлей» ожидаемые приходы и подтверждают факт поступления товара.
— Это разделяет ответственность человека, который внес в систему приход, и склада, который видит, что поставили. Я часто сталкиваюсь в компаниях с вопросом, когда склад говорит, что чего-то не получал и не знает, что там в бухгалтерии было оприходовано. Бывает, что в бухгалтерии в этой ситуации действительно была ошибка. Здесь все вовлечены в процесс, поэтому таких проблем не возникает, — отмечает Татьяна Дергай.
При этом, по словам Сергея Кобринца, все оптимизированные программой процессы и раньше не работали в хаосе, но тратилось на них гораздо больше времени.
«Сомневались, будет ли все правильно работать»
Хотя теперь работа с «Управлением торговли» налажена хорошо, поначалу работники сомневались в необходимости что-то менять.
— Само слово «внедрение» значит, что что-то пытаются сделать насильно и кто-то этому сопротивляется. Да, говорили: «это невозможно, непривычно, ничего не получится», — вспоминает Алексей Купин. — Но это только казалось, что разобраться сложно. Когда поэтапно начали процесс, все оценили преимущества и охотно перешли на новый продукт.
Проводили внедрение и интеграцию новой программы постепенно. Изначально с «1С» работало только три человека. В первую очередь были собраны процессы, которые связаны с доставкой и отгрузкой товара. Затем подтягивались и другие.
— Получилась довольно серьезная схема, которую мы перенесли в «1С». Понятно, сомневались по поводу того, будет ли это все правильно работать. Начали работать с новой системой с 1 января. Сделали это преднамеренно — зимой у нас традиционно уменьшаются продажи, и у сотрудников было время на то, чтобы спокойно во всем разобраться. Ошибки снялись, все отшлифовалось. Прошло примерно полтора-два месяца до того, как мы поняли, что теперь система работает, как нужно, — вспоминает Сергей Кобринец.
И все же говорить о том, что автоматизация полностью закончена, нельзя, отмечает глава Hörmann в Беларуси.
— Мы сделали все процессы прозрачными, предсказуемыми, исключили риск ошибок сотрудников. Получили возможность просмотра отчетности как по проданному товару, так и по предзаказанному, а также складским остаткам. Программа решила большое количество сложных вопросов. Но автоматизация, улучшение — это постоянный процесс. По крайней мере, у меня уже есть новые задумки в этом направлении. В частности, нужно интегрировать «1С» с CRM-системой, — заключает Сергей Кобринец.
