Бухгалтерия и кадровая служба компании «Беллакт-Столица», эксклюзивного дистрибьютора молочной продукции, производимой на одноименном предприятии, уже пять лет пользуются специальной программой для учета кадров и расчета зарплаты. И с содроганием вспоминают времена, когда все делалось вручную и на бумаге, а чтобы доделать нужный отчет, приходилось оставаться в офисе на ночь. В материале своими впечатлениями от работы в программе «1С: Зарплата и управление персоналом» поделились сотрудники предприятия.
Справка
ООО «Беллакт-Столица» — эксклюзивный дистрибьютор единственного в Беларуси производителя сухих молочных продуктов для детского питания — волковысского ОАО «Беллакт»; производитель пюре, соков и морсов для детского питания. В компании работает более 250 сотрудников, а ее филиалы есть во всех областных центрах страны.
— Мы с самого начала работы компании пользовались для ведения бухгалтерского учета программным продуктом «1С: Бухгалтерия 8». К сожалению, эта программа не позволяла полноценно вести кадровый учет и гибко настраивать систему оплаты труда персонала на таком крупном предприятии, как наше. Поэтому руководство решило приобрести отдельный продукт «1С: Зарплата и управление персоналом», и уже с его помощью вести кадры и начислять зарплату, — начинает рассказ главный бухгалтер ООО «Беллакт-Столица» Елена Соловьева. — Кроме того, для нас, как и для любой другой компании, было важно ограничить круг лиц, которые имеют доступ к данным о начислении зарплаты. В основной (бухгалтерской) программе такой возможности нет.
Елена Соловьева
— Почему компаниям важно, чтобы данные о зарплате не были в общем доступе?
— С одной стороны, у нас есть четко оговоренная система оплаты труда и примерно одинаковые условия у всех: штатное расписание, положение об оплате труда, положение о премировании, — говорит Елена. — Но зарплата любого сотрудника — это секретная информация, и она не может быть предметом обсуждения в коллективе. Конфиденциальность по зарплате важна и по еще одной причине: если наши конкуренты будут понимать уровень зарплат в компании, им будет легче переманивать наших ценных сотрудников.
— Когда появилось понимание, что нужно делать автоматизацию кадрового учета и начисления зарплаты?
— Практически сразу: наша компания работает с 2010 года, а уже с 2011-го мы начали внедрять программу. Но немного затянули по времени: кадры начали вести в 2012 году, потом была пауза, когда мы занимались другими проектами, и лишь в 2016 году окончательно завершили процесс — бухгалтерия стала пользоваться программой для начисления зарплаты, — объясняет собеседница.
— Как выбирали подрядчика, который вам поставит ПО?
— С группой компаний «Хьюмен Интел Систем» мы работали по бухгалтерской программе, а потом у нас был еще один опыт автоматизации, не касающийся бухгалтерии, с другим подрядчиком. Столкнувшись с этим опытом, решили не рисковать: в этот раз тендер не объявляли и сразу обратились в «Хьюмен Систем», — объясняет Елена Соловьева.
— Какой этап внедрения новой программы был самым ответственным?
— Мы всегда начинаем с переноса начальных данных из программы, с которой раньше работали в компании, — говорит специалист по внедрению «Хьюмен Систем» Алеся Романенко. — После этого формируется штатное расписание. Это важный этап, потому что потом на основе расписания строится все остальное: оклады, печатные формы, расчет зарплаты и так далее. В конце все обязательно нужно выверить — чтобы не было никаких ошибок.
Алеся Романенко
— Мы работаем по тарифной сетке, поэтому штатное расписание — это основной документ, — поясняет специалист по кадрам «Беллакт-Столица» Екатерина Гринкевич. — Можно сказать, фундамент, на котором держится весь расчет зарплаты сотрудников. Потом устанавливаем ставку первого разряда, прописываем количество разрядов, и дальше на этой основе по законодательству начисляется зарплата.
Екатерина Гринкевич
— Следующий этап — это постановка кадрового учета в «1С» и обучение сотрудников отдела кадров работе с программой, — продолжает Алеся. — Тоже кропотливый процесс: нужно ввести в программу подробную информацию по каждому сотруднику. Если есть предыдущая база данных, то ее мы переносим программно. Или все вносим вручную из архива — паспортные данные, дату рождения, количество детей, фото и так далее. И все изменения по работнику — начиная от приема на работу до отпусков, больничных, командировок. Когда информация внесена, мы настраиваем формы отчетов, которые будут нужны кадровику, бухгалтерам и руководителям компании.
— Мы очень быстро внесли необходимую информацию о сотрудниках, которая влияет на подоходный налог и расчет зарплаты, — дополняет Екатерина. — А потом уже постепенно я добавляла и все остальные сведения. Чем больше данных будет загружено в программу, тем больше полезной информации ты сможешь получить. Например, из программы можно выудить информацию для новогодних подарков — кому и сколько их нужно. Или сформировать отчет по стажу работы: скажем, если к юбилею компании нужно поощрить тех, кто работает с самого основания.
— Мы всегда советуем вносить в программу максимум данных. Потому что «1С:Зарплата и управление персоналом» гибко настраивается и позволяет на основе внесенных данных строить какие угодно отчеты. Но полнота внесенной информации — на усмотрение пользователя, потому что заполнение анкеты каждого сотрудника вручную требует немало времени, — говорит представитель «Хьюмен Систем».
— И еще внесенную информацию обязательно нужно перепроверить, чтобы потом не было вопросов по корректному расчету зарплаты. Или чтобы потом программа случайно не выдала больше дней отпуска, чем положено сотруднику по законодательству, — обращает внимание бухгалтер по заработной плате Ольга Васкевич.
Ольга Васкевич
— Завершающий этап внедрения — это всегда настройка расчета зарплаты и прочих начислений и удержаний с учетом тех нюансов и специфики, которые есть на конкретном предприятии, — говорит Алеся. — А также настройка обмена данными с бухгалтерской программой — она позволяет иметь в бухгалтерии актуальный справочник по сотрудникам с учетом данных, которые вносят работники кадровой службы, а также получить в бухгалтерском учете данные по зарплате и налогам.
— У «Беллакт-Столица» много было особенностей, которые потребовали серьезных доработок программы «из коробки»?
— У нас есть специалисты по продажам, которые используют личный автомобиль для нужд организации — нужно было сделать в программе возможность рассчитывать компенсации за использование личного транспорта, — говорит Ольга Васкевич. — Еще у нас много массовых мероприятий для сотрудников — корпоративы, спортивные мероприятия. А в соответствии с законодательством питание на таких мероприятиях мы должны учесть в доходе каждого сотрудника и рассчитать взносы в ФСЗН с этих сумм. Этот нюанс тоже просили доработать.
— В целом я бы не сказала, что доработок было много, но кое-что действительно изменяли в программе с учетом особенностей работы компании, — сообщает Алеся Романенко. — Например, делали доработки по премиям, отчетам для руководства, загрузке табелей со сменным режимом работы и так далее. Обычно еще до продажи нашего продукта мы собираем первоначальную информацию о компании, задаем вопросы кадровикам и бухгалтерии о том, что же им необходимо. Это нужно для понимания, каких доработок потребует наша типовая программа под специфику бизнеса. На самом деле только кажется, что зарплату начисляют везде одинаково. В реальности же на каждом предприятии много нюансов, которые обязательно нужно выяснить. Нам неинтересно просто продать программу, а потом получить «зависший» проект и разочарованного клиента.
— Как происходит запуск новой программы? По торжественному нажатию кнопки?
— Не совсем. Запуск — это продолжительный этап, который заключается в том, чтобы все настроить, а также обучить сотрудников разных служб, как с этим работать. Ну и, конечно, сформировать шаблоны всех нужных отчетов, — говорит Алеся. — Кроме того, обычно на протяжении одного-двух месяцев в компании ведется дублирование учета — по старой схеме и в новой программе, чтобы следить за тем, не возникнут ли какие-то нюансы по расчетам зарплаты.
— Как поменялась работа после того, как в «Беллакт-Столица» появилась зарплатная программа?
— Я могу сказать про свой блок зарплаты: трудоемкость расчетов намного снизилась, — утверждает Ольга Васкевич. — Начиная от самого простого первичного документа — табеля по учету рабочего времени. Сейчас туда информация вносится автоматически, в том числе по ночным сменам и сменному графику работы сотрудников. Если кто-то находится в отпуске, заболел — все это уже есть в табеле, который генерирует программа. Руководители отделов и филиалов проверяют сгенерированные табели и, если нужно, корректируют их. Затем документы автоматически попадают ко мне. Сейчас я вообще ничего не вношу руками, а раньше по каждому сотруднику нужно было вручную заполнять табель, а еще отдельно отмечать все ночные смены — это очень долго и трудоемко.
Второй момент — компания оплачивает сотрудникам 50% стоимости абонементов в бассейн, фитнес, тренажерные залы. Вся сумма оплачивается со счета предприятия, а затем часть удерживается из зарплаты. Программа очень облегчила этот процесс: стоимость годового абонемента единожды вносится в программу, а далее ежемесячный платеж автоматически удерживается из зарплаты.
Расчетные листки стали рассылать сотрудникам на электронную почту. В формате, который удобен сотрудникам: хочешь — в электронной таблице, хочешь — в PDF. За минуту «расчетники» улетают по интернету во все филиалы: их теперь не нужно печатать, резать, раскладывать по стопкам, раздавать начальникам подразделений. И сотрудникам удобно — ничего не теряется, в любой момент можно открыть письмо и посмотреть, какие начисления были в любом из месяцев.
Наверное, самое главное — программа формирует отчеты, которые помогают составлять документы для Белстата, ФСЗН, налоговой инспекции. Кто работает бухгалтером по зарплате, тот не понаслышке знает про ежемесячный отчет 12-т, в котором отражается информация по фонду оплаты труда и численности работников. Считать все это руками (6−7 листов по каждому филиалу) было довольно сложно и занимало дня два. Теперь же программа формирует такой отчет по каждому из наших филиалов за пару минут.
Или, например, самый главный для бухгалтера по зарплате отчет 4-фонд по взносам в ФСЗН. Он тоже генерируется в программе, но кроме того, можно вывести другие аналитические отчеты, которые расшифровывают все цифры, вносимые в этот документ. Это важно, так как при составлении отчета необходимо учитывать по каждому сотруднику предел, превышающий пятикратную величину средней заработной платы, прочие выплаты, помимо самой зарплаты.
— У меня работы все равно много, но благодаря программе стало проще в некоторых моментах, — говорит Екатерина Гринкевич. — Тоже скажу про формирования отчетов: отчет 1-т, где нужно разделить работников по полу, возрасту и образованию, раньше приходилось делать вручную, и это было очень сложно. Ну, и с бумажными копиями документов я сейчас не работаю. Просто генерирую в программе электронный отчет, передаю его в Белстат, а бумажную копию распечатываю, ставлю на полку — и все. Если мне нужно проверить этот документ — это проще сделать в программе, чем искать в папках.
Стало меньше ошибок из-за того, что в программе есть напоминания: когда у сотрудника заканчивается контракт, кто скоро уходит на пенсию, у кого приближается юбилейная дата или заканчивается срок действия паспорта и так далее.
— Можно сказать, что с запуском программы «1С: Зарплата и управление персоналом» мы оптимизировали работу бухгалтерии, — отмечает Елена Соловьева. — Раньше, я точно помню, заграничные командировки вел главный бухгалтер, возмещение сотрудникам услуг мобильной связи — кто-то еще из бухгалтерии. Теперь все это делает бухгалтер по заработной плате.
То же самое с кадровым сотрудником: раньше какие-то приказы о премировании или о выделении детских подарков иногда делала бухгалтерия. Приходилось брать на себя часть работы, потому что кадровик реально не справлялся один.
Теперь мы полностью разделили сферу влияния: кадровые вопросы исключительно в отделе кадров, бухгалтерия не делает никакие приказы, а занимается непосредственно только своей бухгалтерской работой.
Кроме того, в бухгалтерии стало на двух сотрудников меньше. Не буду утверждать, что такая оптимизация стала возможна только благодаря внедрению программного блока по заработной плате, но повлияло это значительно.
— А как изменилась работа главного бухгалтера?
— У меня минимизировались ошибки — можно даже сказать, что они полностью отсутствуют в учете зарплаты, — делится Елена. — Отчеты формируются быстро, и тоже без ошибок. Благодаря этим аналитическим отчетам можно проконтролировать и пояснить, например, при проверке все цифры, касающиеся начислений и выплат сотрудникам, а также начислений налогов. В общем, для меня главный итог — это минимум вопросов к цифрам и минимум ошибок.
— Чем стали заниматься, когда появилось много свободного времени?
— Теперь можем спокойно заниматься тем, до чего руки раньше не доходили. Плюс добавился учет по другим первичным документам. Короче говоря, перестали ночевать в офисе, чтобы своевременно посчитать всем зарплату, — говорит Ольга Васкевич.
— Какие отчеты, сгенерированные программой, стали использовать в своей работе? Не для подачи в госорганы, а для себя, для анализа ситуации?
— Я пользуюсь отчетом по приему и увольнению за квартал, чтобы смотреть текучку кадров и ее динамику. И еще смотрю штатное расписание на предмет вакансий, которые нужно своевременно закрыть, — рассказывает специалист по кадрам.
— В компании предусмотрен довольно обширный социальный пакет для сотрудников. Все это считается их доходом — в денежной или натуральной форме. Соответственно, по таким доходам образуются зарплатные налоги. Например, по ним нужно отслеживать предельный размер доходов, освобождаемых от уплаты подоходного налога. И сейчас очень удобно проверять, в каком месяце налог на эти выплаты уже надо начислять, — дополняет бухгалтер по заработной плате.
— Ну и в целом аналитика по зарплатам постоянно используется. Это серьезная статья затрат у предприятия, и наш аналитический отдел постоянно следит за этим. Важно, чтобы фонд оплаты труда соотносился с полученной выручкой. Например, из аналитики видно, как много мы платим за сверхурочные работы, которые оплачиваются в повышенном размере. Легко понять, оправдано ли это, ведь на этом предприятие может терять деньги, — объясняет главный бухгалтер.
— Какой сейчас поддержки требует программа? И кто этим занимается?
— Программа обновляется каждый месяц: во-первых, меняется законодательство, во-вторых, мы какие-то удобства добавляем, — говорит Алеся Романенко. — Клиент сам решает, как он будет обновляться — с выездом специалиста или самостоятельно. В данном случае я приезжаю и обновляю программу, делаю дополнительные настройки и решаю какие-то вопросы, если они возникают.
— Компания пользуется программой уже больше пяти лет. Ощущаете потребность, что нужно что-то менять?
— Я думаю, что и этой еще лет на 5−10 точно хватит, — улыбается Елена Соловьева.
— Уверена, что серьезные доработки понадобятся, только если у компании появятся новые специфические сферы деятельности, — говорит Ольга Васкевич.
— Насколько участие в автоматизации для вас было страшным, непонятным, сложным?
— Конечно, что-то новое сначала вызывает страх, — признается бухгалтер по зарплате. — Но в то же время ты понимаешь, что программа уменьшит трудоемкость твоей работы и улучшит ее, что зарплаты будут считаться намного быстрее, что будет меньше ошибок. И это нас стимулировало как можно быстрее все сделать.
— Что вам теперь кажется самым важным в процессе автоматизации кадров и бухучета зарплаты?
— Исходя из опыта, могу сказать, что в первую очередь нужно привести в порядок свои бизнес-процессы. Чтобы во время внедрения не менять коней на переправе и не переписывать программу несколько раз в связи с тем, что процессы решили поменять на ходу, — считает Алеся Романенко. — В случае с этим заказчиком бизнес-процессы были как раз налажены, поэтому в процессе внедрения ПО и не возникло проблем — сотрудники четко понимали, как у них все работает и что они хотят видеть в программе.
— Еще очень важно, чтобы на предприятии была сформирована группа сотрудников, которые будут заниматься проектом, — добавляет Алеся. — Как правило, это специалисты по кадрам, бухгалтеры, экономисты. И они должны знать, что их ждет: проект реализуется не за один день, и это дополнительная нагрузка — никто же не освобождает от основной работы.
— Если бы автоматизацию начинали сейчас, то что сделали бы по-другому?
— Я думаю, что просто побыстрее бы внедрили — сделали бы все за год. Но это теперь очевидно, когда мы уже оценили все плюсы, — резюмирует Елена Соловьева.
