ООО «Санта Ритейл» - крупная национальная сеть магазинов различных форматов: маркеты, супермаркеты и магазины-эконом. По всей Беларуси включает более 190 магазинов, основными видами деятельности которых являются оптовая и розничная торговля, собственное производство, оказание услуг аренды. ООО «Санта Ритейл» входит в холдинг Группа компаний «Санта», который включает свыше 40 компаний. Среди них поставщики сырья, производители готовой продукции, дистрибуционные и логистические компании, ритейлерская сеть и другие компании.
Информация о заказчике
ООО «Санта Ритейл» - крупная национальная сеть магазинов различных форматов: маркеты, супермаркеты и магазины-эконом. По всей Беларуси включает более 190 магазинов, основными видами деятельности которых являются оптовая и розничная торговля, собственное производство, оказание услуг аренды. ООО «Санта Ритейл» входит в холдинг Группа компаний «Санта», который включает свыше 40 компаний. Среди них поставщики сырья, производители готовой продукции, дистрибуционные и логистические компании, ритейлерская сеть и другие компании.
Цели и задачи проекта
Основные цели проекта - организация единой информационной системы на базе средств программной платформы «1С:Предприятие» для учета финансово-хозяйственной деятельности организации с целью повышения эффективности работы предприятия путем автоматизации бухгалтерского и налогового учета.
Основными задачами проекта стали:
- создание единой информационной системы для учета финансово-хозяйственной деятельности организации;
- консолидация данных систем оперативного учета в единой системе бухгалтерского учета по 200 магазинам путем автоматической (по регламенту) загрузки данных;
- обеспечение информационной поддержки бизнес-процессов, принятия управленческих решений;
- автоматизация повседневной деятельности персонала с использованием современных технологий и средств обработки и представления информации;
- внедрение более прогрессивных методов планирования и контроля хозяйственных и коммерческих операций;
- повышение общей культуры управления, сокращение объема бумажного документооборота, реализации новых, более оптимальных схем построения бизнес-процессов;
- автоматическая загрузка и распределение входящих ЭСЧФ в размере от 100 тыс. ЭСЧФ в месяц.
Описание проекта
В качестве партнера по автоматизации по результатам проведенного конкурсного отбора была выбрана группа компаний Хьюмен Интел Систем (ООО «Хьюмен систем», ООО «Хьюмен интел систем»).
В качестве платформы для автоматизации была выбрана программа «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси», оригинальная конфигурация «Моя бухгалтерия 8», разработанная ООО «Хьюмен систем» и значительно доработанная специалистами компании-исполнителя согласно предъявленным функциональным требованиям, которые были отражены в документе «Техническое задание».
В ходе проекта были реализованы ключевые этапы проектной методологии: была сформирована проектная команда, которая постоянно работала с сотрудниками компании; проведено пред проектное обследование предприятия, результатом которого стало техническое задание на разработку. На основании технического задания была выполнена масштабная разработка различных механизмов, отчетов, интеграций, необходимых для полноценной работы в новой системе. Пользователи были обучены работе с функционалом нового программного обеспечения, для удобства пользователей были подготовлены инструкции. После тестовых испытаний системы, она была введена в эксплуатацию.
Под специфику учета на предприятии специалисты «Хьюмен систем» выполнили ряд доработок:
- Разработана автоматическая загрузка документов по оптовым складам, розничным складам и складам общепита из 1с 7.7;
- Разработана автоматическая загрузка документов по оптовым и розничным складам из ПО «LS Fusion» (около 200 складов);
- Разработана автоматическая загрузка проводок по начислению зарплаты из 1с 7.7, выгрузка командировочных расходов сверх норм в 1с 7.7 зуп;
- Автоматическое формирование платежных поручений с учетом наступающих сроков оплаты;
- Автоматизирован учет НДС по инвестиционным договорам с формированием перечня для возврата НДС;
- Автоматическая загрузка входящих ЭСЧФ в размере от 100 тыс. ЭСЧФ в месяц;
- Разработана загрузка файлов, поступающих от МТС и А1, расчет сумм удержаний с учетом установленных лимитов, формирование проводок по удержанию, выгрузка сумм к удержанию в lc 7.7 ЗУП;
- Разработаны отчеты для сдачи статистической отчетности (1-ис, 4-ис, 6-ис);
- Распределение транспортных расходов между складами по документам внутрисетевого развоза;
- Расчет сумм удержаний по путевым листам с учетом установленных лимитов пропорционально отработанному времени, выгрузка сумм к удержанию в 1с 7.7.
Срок реализации проекта составил примерно 9 месяцев, система была принята в промышленную эксплуатацию в июле 2020 года. Автоматизировано 200 рабочих мест при общей численности работников предприятия более 8000 человек.
Результаты проекта
В результате выполненных проектных работ была создана и внедрена новая информационная система, сотрудники компании были обучены работе с новым программным обеспечением, был обеспечен обмен данными с другими информационными системами, действующими на предприятии.
Среди результатов проекта можно выделить следующие:
- снижение трудоемкости и сокращение сроков обработки информации;
- снижение ошибок при обработке учетной информации;
- повышение достоверности информации;
- получение информации в реальном времени;
- исключение двойного ввода информации по хозяйственным операциям;
- повышение детализации аналитического учета, информативности данных;
- автоматическая загрузка документов по 200 магазинам по регламенту;
- автоматическая загрузка ЭСЧФ в объеме от 100 тысяч ЭСЧФ в месяц;
- усиление контрольных функций.
ОТЗЫВ Клиента
Шерешовец Людмила Евгеньевна, главный бухгалтер ООО «Санта Ритейл»:
«Разработанная система полностью отвечает нашим требованиям. Результатами проекта мы полностью удовлетворены и можем считать поставленные цели достигнутыми.
В ходе проекта на возникающие вопросы мы получали не только квалифицированные ответы, но и полезные советы по модернизации. Было приятно работать с командой компетентных специалистов. Хочется отметить, что ООО «Хьюмен систем» оперативно дорабатывает 
программный продукт по мере возникновения новых требований. Мы довольны сотрудничеством с ООО «Хьюмен систем» и готовы рекомендовать их нашим компаньонам и знакомым».
