15 бухгалтеров на 10 тысяч транзакций в день. Как работает крупнейший онлайн-гипермаркет Беларуси

Прирастать на 50−60% ежегодно и не превратить бизнес в одну большую бухгалтерию без автоматизации невозможно, а чтобы не потерять позиции на рынке е-коммерса, нужно оптимизировать каждый чих, считает заместитель управляющего по операционной деятельности онлайн-гипермаркета 21vek.by Александр Гречко. О том, как компании удалось минимизировать ошибки и сократить риски проблем с налоговой, читайте в совместном с группой компаний «Хьюмен Интел Систем» материале.

Александр Гречко

21vek.by (ООО «Триовист») — крупнейший онлайн-гипермаркет Беларуси, занимающий больше 30% рынка интернет-торговли. Компания входит в пятерку лидеров розничной торговли бытовой техникой, а в ее каталоге находится более 450 000 позиций в 2000 категорий непродовольственных товаров.

Поскольку рынок электронной торговли растет, как и количество транзакций, которые должны быть оцифрованы, автоматизация всегда была важным направлением для 21vek.by, утверждает Александр Гречко. До 2015 года бизнес-процессы в компании велись с помощью собственной программы, но из-за роста объемов продаж она больше не могла удовлетворить запросы онлайн-гипермаркета.

— В обычный продуктовый магазин человек приходит сам, что-то выбирает и покупает, а в е-коммерсе это устроено совсем по-другому. Все должно быть максимально автоматизировано, потому что все моменты мы решаем своими силами, не перекладывая на клиента: от подтверждения заказа до его распределения и доставки. Поэтому автоматизация для нас очень важна. В 2014 году мы задумались над тем, чтобы переходить на «1С» как нечто более масштабируемое, так как нашу собственную систему уже было сложно развивать, — вспоминает Александр Гречко.

Так, в 2015 году в компании начали использовать «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия 8», а в 2019 году из-за расширения штата сотрудников добавился продукт «1С:Зарплата и управление персоналом».

15 бухгалтеров и десять тысяч продаж в день

Простого внедрения готовых продуктов «1С» было недостаточно — программы дорабатывались под потребности компании. Одной из самых масштабных доработок был переход бухгалтерии на суммовой учет товаров вместо партионного. Это позволило упростить бухгалтерский учет и вести аналитику только в разрезе мест хранения и ответственных за товар лиц.

— Первичная документация с перечнем конкретных товаров у нас была в «1С:Управлении торговлей» — значит, не было смысла хранить ее еще и в бухгалтерии. Объемы и так велики — в месяц на сайте появляется 50−60 тысяч новых карточек товаров. Было принято решение передавать бухгалтерам из программы только суммы, необходимые для проведения, без лишней информации, — рассказывает собеседник.

Над реализацией проекта внутренняя команда разработчиков ООО «Триовист» и специалисты группы компаний «Хьюмен Интел Систем» работали около пяти месяцев.

— Важно было ничего не упустить. Ведь если взять маленькую компанию, у которой 100 реализаций в день, то ей, возможно, было бы не так важно, чтобы все работало стабильно — одна ошибка ни к чему страшному не приведет. У нас же происходит около восьми тысяч реализаций (около десяти тысяч продаж товаров) в сутки. Это минимум 8−10 тысяч документов в день, которыми «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия» должны обмениваться. Продукт должен был получиться безотказным, иначе он мог доставить нам немало проблем, — отмечает Александр Гречко.

До перехода на суммовой учет из-за экспорта данных из программы по номенклатуре товаров в бухгалтерии возникало много ошибок, выявить которые становилось все труднее. А бухгалтерская база перегружалась, поскольку по объему продаж 21vek.by прирастает на 50−60% ежегодно. Только за один день количество поступивших номенклатур товаров достигает 7000.

— После реализации проекта в бухгалтерии стало легче сверять остатки товаров, улучшился контроль отгрузочных документов и контроль за выручкой. При суммовом учете проще свести выручку в стоимостном выражении, НДС и наценку, — рассказывает главный бухгалтер ООО «Триовист» Ирина Вайтович.

Ирина Вайтович

Так получилось избежать раздутия штата бухгалтерии при росте компании.

— С 2015 года количество сотрудников увеличилось практически в шесть раз. При этом если в 2015 году у нас было 5 бухгалтеров, то сейчас их 15. Учитывая и рост компании, и увеличение количества операций, без автоматизации в бухгалтерии сейчас было бы человек 30, — говорит Ирина Вайтович.

— Количество заказов выросло примерно в 10 раз. Если бы бухгалтеров тоже стало в 8−10 раз больше, то из нас получилась бы классная бухгалтерская компания, — иронизирует Александр Гречко.

Риск «недоплаты» налогов исключили

После того как на территории ЕАЭС ввели собственную маркировку товаров и возможность уплаты 10-процентного НДС по некоторым категориям вместо 20%, у 21vek.by появился запрос на автоматизацию этих процессов в бухгалтерии. Объем таких товаров достигает в обороте компании 10−12%.

— Сложность состояла не в том, чтобы заполненный в электронных таблицах отчет перенести в электронное декларирование. А, скорее, в том, что из всего приходящего товара нужно было вручную отфильтровать тот, который должен быть оклеен торговыми знаками и маркировкой, а потом составить квартальный отчет, — рассказывает Ирина Вайтович.

Еще один отчет, который компания обязана вести, — по объему реализаций.

— Нужно было снова вручную отобрать именно тот промаркированный товар, который мы продали. Доработки «Хьюмен Интел Систем» позволили делать эти отчеты автоматически в «1С:Бухгалтерии». До автоматизации это занимало у бухгалтера около пяти рабочих дней, а сейчас делается за полдня, — делится Ирина Вайтович.

— Когда бухгалтер сформировал отчет в программе, он просто автоматически загружает это в другую систему, налоговую. У него нет необходимости распечатывать отчет и вручную вносить все цифры в другую систему. Такая же автоматическая выгрузка делается по всем декларациям, которые формируются в программе, — отмечает специалист отдела внедрения «Хьюмен Интел Систем» Оксана Яриго.

Оксана Яриго

Помимо времени, которое уходило на ручной отбор товаров для отчетов, к компании могли возникать вопросы у налоговых органов из-за ошибок ручного ввода информации.

— Если цифры не совпадали с теми данными, которые в налоговую подавали таможенные органы, приходилось возвращаться к этой работе, поднимать документы, переделывать и сдавать новые отчеты. По карманам это не било, так как штрафных санкций за такие нарушения не предусмотрено. Но я считала, что мы выглядим так, будто пытаемся обмануть налоговую. Имя компании должно звучать гордо, а не ассоциироваться с ошибками и недостоверной информацией. Поэтому автоматизация нам очень помогла, — подчеркивает Ирина Вайтович.

Еще одна доработка помогла избежать как раз штрафов. В законодательстве есть перечень товаров, которые могут облагаться 10% НДС при ввозе из стран ЕАЭС. Так же, как и в случае с маркировкой, данные для отчетов собирали вручную, поэтому возникали ошибки.

— Мы рисковали, потому что это уже не просто ошибки в отчетности, а реальная недоплата налогов. Бухгалтер мог ошибиться и под уплату 10% ввести не ту информацию, по которой отчитались наши торговые агенты. Они указывали другое количество товара, ввезенного с таким НДС, налоговая через 2−3 месяца сравнивает — а данные расходятся, — объясняет Ирина Вайтович.

Решение было такое же, как и для маркировки, — программа сама анализирует и «подтягивает» из справочника те товары, которые облагаются меньшим НДС.

— Доработка решила глобальную проблему, вопросов у налоговой к нам больше не возникало. С другой стороны, мы уверены в том, что, если заплатили НДС в размере, скажем, 100 российских рублей, то нас уже никто не заставит заплатить больше за счет каких-то технических ошибок, — говорит главный бухгалтер 21vek.by.

Во время автоматизации онлайн-гипермаркету пришлось столкнуться с таким нововведением, как электронная счет-фактура. Это документ, который обязательно нужно предоставлять каждому плательщику НДС по всем своим сделкам с покупателями. Программа позволила компании выставлять эти документы на специальный портал пакетно, подписывать их и загружать в «1С» в один клик.

—  Заполнение книги покупок осуществляется автоматически на основании данных электронных счетов-фактур. Сверка данных в «1С» с Порталом электронных счетов-фактур позволяет проверить значения, указанные в декларации по НДС, и обнаружить те счета-фактуры, по которым есть отклонения. Сведения в налоговую после такой сверки подаются точными, — поясняет Оксана Яриго.

«Один продукт для всех задач — голубая мечта»

В прошлом году в 21vek.by решили внедрить продукт «1С:Зарплата и управление персоналом». Почему не пользовались уже приобретенными продуктами, у которых есть схожие функции?

— У всех руководителей и топ-менеджеров есть голубая мечта: будет круто, если у нас появится один продукт для решения всех задач, одна магическая коробка. С развитием компании мы начали осознавать, что такого не бывает. Сейчас у нас есть «1С:Зарплата и управление персоналом», и она решает свои задачи. Намного логичнее дорабатывать ее базовую функциональность для расширения возможностей, чем с нуля разрабатывать аналог в «1С:Управлении торговлей» или «1С:Бухгалтерии», — рассказывает Александр Гречко.

Автоматизация позволила ввести систему сдельной оплаты труда, а также получать аналитическую отчетность по большому штату сотрудников.

— Программа, например, показывает, когда у человека заканчивается контракт или испытательный срок. Та же «1С:Бухгалтерия» для этого не предназначена. Конечно, чтобы «1С:Зарплата и управление персоналом» работала, нужно заполнить более подробную карточку сотрудника, но и информации на выходе мы получаем гораздо больше, — поясняет Ирина Вайтович.

По словам собеседницы, те самые напоминания о сроке истечения контракта в программе исключили возможность того, что некоторые сотрудники будут переходить на бессрочный трудовой договор из-за недосмотра отдела кадров. Так, трудоустроенный в компании не менее года человек, согласно законодательству, по истечении срока договора может просто продолжить работать бессрочно, если отдел кадров пропустит этот момент.

Автоматизация позволила организовать отдел кадров в составе всего шести человек при общем количестве работников в две тысячи.

— Поначалу бухгалтерия восприняла программу болезненно, ведь она была для них непривычной. Но потом все оценили преимущества. Здесь хорошо считаются отпуска и удобно работать с суммированным учетом рабочего времени. Так как у нас курьеры работают сезонно, это действительно было необходимо. Мы можем без каких-либо доплат предоставить человеку работу на 12 дней. Соответственно, только за этот период и заплатить. Это очень большой кусок работы, и «1С:Бухгалтерия» его бы не потянула, это точно, — отмечает Ирина Вайтович.

Самое сложное — договориться

«1С:Управление торговлей» компании 21vek.by поставляла не «Хьюмен Интел Систем», но нужно было интегрировать его с остальным софтом, чтобы сотрудникам не приходилось переносить данные между программами вручную.

— Естественно, задача была непростая. Наши разработчики взаимодействовали с ключевыми сотрудниками «Триовист», где есть свои программисты по «1С». Это было большим плюсом, поскольку они грамотно формулировали техническое задание, понятное нашим программистам, — говорит Оксана Яриго.

Именно договориться и понять друг друга — самое сложное в проектах автоматизации, считает Александр Гречко.

— Даже внутри одной команды программисты часто могут не до конца друг друга понимать, — уверен он. — Очень часто бывает, что крупные проекты внедрения не реализуются, потому что одна сторона поняла задачу по-своему, другая посчитала под это бюджет, заказчик просто кивнул, а на выходе оказалось, что все имели в виду разные вещи. Поэтому коммуникация между заказчиком и исполнителем должна быть на первом месте в любом проекте, — рассказывает Александр Гречко.

В будущем в 21vek.by планируют разработать собственное мобильное приложение для курьеров-водителей, написанное на «1С», а вот новой автоматизации бухгалтерии не планируют — пока нет открытых задач.

— Конечно, будем стараться автоматизировать каждый чих в компании для того, чтобы людям было проще и комфортнее. Сейчас 15 бухгалтеров на 10 тысяч транзакций в день — это не так много. Но хотелось бы, чтобы у нас остался такой же штат и когда транзакций станет 20 тысяч, — говорит заместитель управляющего по операционной деятельности.

Подводя итог, Александр отмечает, что главный результат автоматизации для их динамично растущей компании — это то, что автоматизация позволила эту самую динамику поддержать.

— Если бы не было автоматизации, мы бы никогда в жизни не смогли прирастать таким количеством транзакций, складов, водителей, доставок, заказов и довольных клиентов. Поэтому она была неотъемлемой частью роста компании. Без нее мы бы остались на уровне 2017 года либо, что еще хуже, перестали бы существовать. Другие компании, которые готовы развиваться, просто опередили бы нас, — резюмирует Александр.