АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
|
Сущность |
Документ позволяет отразить операции по расчетам с подотчетными лицами по различным видам расчетов, в т.ч. командировка |
|
Путь к документу |
Меню «Документы» -> Учет расчетов с подотчетными лицами -> Журнал «Авансовые отчеты» или пиктограмма |
|
Проводки |
Установка флага на реквизите «Валютный отчет» - счет 71.2 Не установка флага на реквизите «Валютный отчет» - счет 71.1
Закладка «Затраты» 1) Д 08; 18.3.1 (18.1.3); 20; 26 и др. – К 71 – на сумму расчетов 2) Д 08.3.2 – К 71 Д 18.3.1 – К 71 – НДС (вид прихода ТМЦ «Получение услуг») Д 18.1.3 – К 71 – НДС (вид прихода ТМЦ «Получение услуг по ОС») 3) Д 08.11.1 (3) – К 71 Д 18.3.3 – К 71 – НДС (вид прихода ТМЦ «Получение услуг по долевому строительству») 4) Д 08.1.1 – К 71 – на стоимость поступающих основных средств Д 18.1.3 – К 71 – НДС (вид прихода ТМЦ «Получение услуг по ОС», «НДС на таможне по ОС») Д 18.3.1 – К 71 – НДС (вид прихода ТМЦ «Получение услуг по дооборудованию ОС») 5) Д 08.4.1 – К 71 – на сумму поступления НМА Д 18.2.2 – К 71 – НДС (вид прихода ТМЦ «Получение услуг по НМА», «НДС на таможне по НМА») Д 18.3.1 – К 71 – НДС (вид прихода ТМЦ «Получение услуг по дооборудованию») 6) Д 97.2 – К 71 Д 18.3.4 – К 71– НДС (вид прихода ТМЦ «Расходы будущих периодов») 7) Д 60.2.Х (76.12.Х) – К 71 8) При выборе счета 97.8.1 или 97.8.3 и заполнении суммы без НДС, ставки НДС, суммы НДС доступны виды прихода: получение услуг по строительству ОС (получение услуг по строительству для реализации, получение услуг по долевому строительству) и заполнении Д 97.8.1 (97.8.3) – К 71 - на сумму услуги Д 18.1.3 (18.3.1, 18.3.3 - соответственно) – К 71
Закладка «ТМЦ» - товар Д 41.1 – К 71 – на стоимость поступивших ТМЦ Д 18.4.1 – К 71 – на сумму НДС - тара Д 41.3 – К 71 – на стоимость поступивших ТМЦ Д 18.4.1 – К 71 – на сумму НДС - материал Д 10.1 – 10.6, 10.8 - 10.10, 10.12 – К 71 – на стоимость поступивших ТМЦ Д 18.3.1 – К 71 – на сумму НДС (не установлен флаг на реквизите табличной части «Долевое строительство (ДС)») Д 18.3.2 – К 71– на сумму НДС (установлен флаг на реквизите табличной части «Долевое строительство (ДС)») - оборудование Д 07 – К 71 – на стоимость поступивших ТМЦ Д 18.3.1 (18.3.5 - до 2008г.) – К 60.1 (76.15) – на сумму НДС (не установлен флаг на реквизите табличной части «Долевое строительство (ДС)») Д 18.3.5 – К 60.1 (76.15) – на сумму НДС (установлен флаг на реквизите табличной части «Долевое строительство (ДС)») |
-> INSERT -> Авансовые отчеты
Документ имеет два варианта заполнения, исходя из значения на реквизите «Вид отчета»: «Авансовый отчет» и «Командировка».
1. Авансовый отчет.
Экранная форма документа:
Закладка «Общие»/«Затраты»
Необходимо заполнить реквизиты в шапке документа:
|
Реквизит |
Содержание |
|
Номер |
Номер документа, по умолчанию ставится следующий за наибольшим |
|
Дата |
Указать дату документа, по умолчанию предлагается текущая дата |
|
Организация |
Автоматически прописывается организация учета хозяйственных операций. По кнопке |
|
Вид отчета |
Выбрать вид отчета из списка |
|
Валютный отчет |
Установка флага на реквизите |
- выбирается организация, к которой принадлежит данный документ (по умолчанию подставляется головная организация из константы).
можно выбрать другую организацию из справочника «Наши организации». По кнопке 
можно просмотреть полную информацию о выбранной организации (Меню «Справочники»-> Наши организации).
означает использование счета 71.2.1, появляется дополнительный реквизит «Валюта». Здесь можно выбрать валюту, в которой будет авансовый отчет.
Документ содержит две закладки в шапке, необходимые для заполнения – «Общие» и «Реквизиты для печати».
На закладке «Общие» необходимо заполнить следующие реквизиты:
|
Реквизит |
Содержание |
|
Подотчетное лицо |
Выбирается из справочника «Сотрудники» |
|
Хоз. операция |
Выбирается ранее созданная корреспонденция счетов из справочника «Хозяйственные операции». На основании выбранной хозяйственной операции, в документ автоматически проставляются субконто и счета по (Дт) и (Кт). По кнопке
|
|
Целевое назначение |
Выбирается из справочника «Целевое назначение (использование средств по кассе)» (например, хоз. нужды, командировочные расходы и т.п.) |
|
Счет затрат по умолчанию |
Выбираем затратные счета: 20, 23, 25, 26, 44 и другие, заполняем соответствующую аналитику. А также возможен выбор счетов 60.2.Х и 76.12.Х «Авансы выданные» |
|
Обратный расчет (закладки «Затраты», «ТМЦ») |
При установке флага «Обратный расчет» происходит расчет: · Если нет налога на услуги (налога с продаж)- «Суммы без НДС» и «Суммы НДС» от «Суммы с НДС» · Если есть налог на услуги (налога с продаж)- «Суммы без НДС», «Суммы НДС», «Суммы НУ» от «Суммы всего». При установке флага реквизит «Сумма без НДС» недоступен. |
|
Есть налог на услуги (закладка «Затраты») |
При установке флага в табличной части документа появляется дополнительная колонка для отражения ставки и суммы налога на услуги |
|
Долевое строительство (ДС) (закладка «ТМЦ») |
Установка флага на реквизите В табличной части в колонке «ДС» устанавливается флаг (значение «ДА») и по отмеченным материалам НДС зачисляется на счет 18.3.2, оборудование – 18.3.5. |
|
Есть налог с продаж (закладка «ТМЦ») |
При установке флага в табличной части документа появляется дополнительная колонка для отражения ставки и суммы налога с продаж |
можно очистить поле от введенной информации.
означает, что материал (оборудование) поступает для долевого строительства.
Закладка документа «Реквизиты для печати» имеет следующую экранную форму:
Необходимо заполнить следующие реквизиты:
|
Реквизит |
Содержание |
|
Назначение аванса |
Указать назначение аванса |
|
Количество документов в приложении |
Указывается количество документов на оплату, идущих в приложении |
|
Остаток |
Данные по остаткам расчетов с подотчетным лицом проставляются в документе автоматически на основании данных счета 71, подотчетного лица и назначения аванса на дату составления документа на начало дня |
|
Получено (от кого) Сумма |
Данные о полученных в подотчет суммах и от кого они были получены |
|
Флаг «Выводить ТМЦ» |
Доступен, если заполнена табличная часть «Номенклатура». Если флажок «Выводить ТМЦ» установлен, то при печати авансового отчета в колонке «Кому, за что и по какому документу уплачено» дополнительно выводится наименование, характеристика, единица измерения и количество приобретенных ТМЦ.
|
2. Командировка
Экранная форма документа:
Закладка «Общие»/«Затраты»
Закладка «Расчет командировочных»
Для валютных отчетов
Согласно Инструкции № 472 закреплен порядок отражения в авансовом отчете об израсходованных в служебной командировке суммах расходов по найму жилья за границей при их возмещении без представления подтверждающих документов по тем же правилам, что и суточные.
По кнопке «Заполнить» для табличной части «Затраты» заполняются расходы по найму жилья за границей без представления подтверждающих документов на основании табличных частей «Нормы проживания» и «Авансы на проживание».
Для командировок в пределах Республики Беларусь.
С установленным флагом «Нормы проживания по регионам РБ». При установке флага становится доступной табличная часть «Проживание» на закладке «Расчет командировочных», в которой необходимо заполнить норму и сумму проживания по регионам РБ.
Помимо реквизитов, указанных в первом варианте, необходимо заполнить следующие реквизиты:
|
Реквизит |
Содержание |
|
Валютный отчет |
Например, при командировке за пределами РБ необходимо установить флаг на реквизите - Валюта (справочник «Валюты»); Если флаг на реквизите не установлен, то будет считаться командировка по РБ. |
|
- Норма суточных; - Норма проживания без подтверждающих документов |
При командировке по РБ – берет значение из констант «Норма суточных по Беларуси», «Расходы по найму жилого помещения» (Меню «Сервис» -> Настройка учетной политики и констант или пиктограмма При загранкомандировке - из справочника «Нормы командировочных по странам» (Меню «Справочники»-> Нормы командировочных расходов) |
|
Количество дней |
Количество дней командировки |
|
Количество ночей |
Количество ночей, приходящихся на период командировки. Обычно – на единицу меньше количества дней, однако можно установить любое фактическое значение |
|
- Сумма суточных; - Сумма проживания |
Данные в этих полях заполняются автоматически. Если предоставляются подтверждающие документы за проживание, реквизит «Сумма проживания» может корректироваться вручную. В таком случае разницу между суммой проживания по норме и фактической суммой проживания будет относиться на сверхнормативные затраты. |
, при установке которого добавятся дополнительные реквизиты:
, ЗАКЛАДКА «ОБЩИЕ»/ Закладка «Учетные»)
На закладке «Затраты» расходы по найму жилого помещения по кнопке «Заполнить» переносятся в табличную часть «Затраты» для валютных командировок или командировок по РБ с установленным флажком «Нормы проживания по регионам РБ» из табличной части «Проживание». Для командировок по РБ со снятым флажком «Нормы проживания по регионам РБ» из реквизитов «Норма проживания» и «Сумма проживания» шапки документа.
Табличная часть документа содержит следующие закладки: «Затраты», «ТМЦ», «Реквизиты ТМЦ», «Итоги» (валютный отчет), «Авансы».
На закладке табличной части «Затраты» заполняем данными по конкретным расходам. Если в первичных документах, прилагаемых к авансовому отчету, выделены ставки и суммы НДС, они заносятся в документ в отдельных колонках. При наличии в документе НДС обязательным является заполнение реквизитов «Контрагент», «Наименование контрагента», «УНП». Если не заполнен реквизит «Контрагент» в табличной части ТМЦ, то вместо него подставляется контрагент нашей организации.
Реквизиты табличной части «Статья отчета», «Документ-основание», «Дата документа-основания», «Контрагент», «Наименование контрагента» используются в печатной форме авансового отчета при заполнении колонки «Кому, за что и по какому документу уплачено». В поле «Кому» подставляется наименование контрагента, в поле «за что» - «Статья отчета» и в поле «по какому документу уплачено» - «Документ-основание» и «Дата документа-основания».
Суммы НДС принимаются в зачет и автоматически попадают в книгу покупок и отчетные налоговые формы по НДС только после погашения задолженности перед подотчетным лицом. Причем в расходном кассовом ордере должна быть указана такая же аналитика, как и в авансовом отчете (например, хоз. нужды, командировочные расходы и т.п.).
При выборе вида прихода ТМЦ «Получение услуг» или «Получение услуг по ОС» изменяется соответственно субсчета НДС 18.3.1 или 18.1.3.
Командировка
Документ «Авансовый отчет» с установленным флажком «Валютный отчет»
Табличная часть Документа заполняется автоматически нажатием на кнопку «Заполнить» двумя и более строками с суммами проживания и суточных.
В режиме «Командировка» существует возможность заполнения норм для расчета суточных и проживания по нескольким странам и регионам. В связи с этим на закладке «Расчет командировочных» расположены две табличные части:
«Нормы суточных» с колонками «Целевое использование», «Страна», «Регион», «Валюта страны», «Норма суточных», «Количество дней», «Сумма по норме» и связанную табличную часть «Авансы на суточные» с колонками «Дата аванса», «Валюта аванса», «Сумма аванса», «Сумма аванса в валюте страны нормы».
Табличная часть «Авансы на суточные» заполняется для каждой строки суточных подбором на основании остатков по счетам 71.1.2 и 71.2.2 «Расчеты по авансам с подотчетными лицами» с учетом целевого использования, указанного в строке.
«Проживание» с колонками «Целевое использование», «Статья отчета», «Страна», «Регион», «Валюта страны», «Норма проживания», «Процент оплаты», «Количество дней», «Сумма по норме», «Валюта расхода», «Сумма расхода», «Валюта», «Дата курса», «Курс валюты», «Сумма».
С 13.03.2015 г. в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте НБ РБ от 29.03.2013 № 185 внесены изменения, согласно которым суточные указываются в иностранной валюте, в которой были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка, или BYR по официальному курсу BYR к соответствующей валюте, установленному на дату выдачи аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета. Для пересчета суточных в валюту аванса по курсу НБ РБ на дату аванса согласно положению необходимо по каждой строке суточных подобрать аванс в связанной табличной части «Авансы на суточные»
!!! Рекомендуемый порядок заполнения валютной командировки:
1. Заполняем валюту аванса в шапке документа. Заполнение отчета и подбор авансов допускается только в валюте аванса
2. Заполняем суточные по странам и нормам с подбором выданных авансов на суточные на закладке «Расчет командировочных» для пересчета суточных в валюту аванса
3. Заполняем расходы на проживание по странам с указанием нормы на закладке «Расчет командировочных»
4. Если необходимо, заполняем расходы на проживание без документов на соответствующе вкладке по странам с указанием нормы на закладке «Расчет командировочных» - «Проживание без документов» с подбором выданных авансов
5. При необходимости автоматического выбора суточных и норм проживания по РБ их можно указать в регистре сведений «Нормы командировочных по странам» для РБ
6. Переносим данные с закладки «Расчет командировочных» в основную табличную часть «Затраты» с помощью кнопки «Заполнить»
7. Добавляем остальные затраты в табличную часть «Затраты», а также полученные ТМЦ в табличную часть «Номенклатура». При необходимости сохранения и вывода справочно в печатной форме валюты и суммы фактически понесенных расходов необходимо установить флажок «Показывать валюту расхода» и заполнить колонки «Валюта расхода» и «Сумма расхода»
8. Заполняем табличную часть «Авансы» оставшимися нераспределенными на суточные авансами.
Экранная форма документа:
Закладка табличной части «Реквизиты ТМЦ»
Необходимо заполнить следующие реквизиты:
|
Реквизит |
Содержание |
|
Склад |
Выбираем из справочника «Места хранения» склад, где будут числиться ТМЦ. |
|
МОЛ |
По умолчанию подставится МОЛ, указанный в данном «Месте хранения». Можно выбрать выбрать материально-ответственное лицо из справочника «МОЛ», за которым будут числиться ТМЦ. |
|
Вид ТМЦ |
Выбрать из выпадающего списка необходимый ТМЦ |
|
Срок годности |
Проставляется дата – срок годности ТМЦ. |
|
Место приобретения |
Выбрать место приобретения из списка: |
|
Изготовитель |
Выбрать организацию-изготовителя из справочника «Контрагенты» |
|
Статус партии |
По кнопке Этим реквизитом можно настроить, как в будущем мы хотим списать данную партию. Запретить списание – данное ТМЦ не будет видно в подборе в документах на списание. Запретить реализацию - данное ТМЦ не будет видно в подборе в документах на реализацию. Запретить все - данное ТМЦ не будет видно в подборе в документах на списание и реализацию. |
|
Качество |
|
, а затем выбрать субсчет. Значения по умолчанию заполняться в табличную часть документа на закладке «ТМЦ».
. По кнопке
Экранная форма документа:
Закладка табличной части «ТМЦ»
На закладке «ТМЦ» заполняем табличную часть. Данную закладку заполняем после закладки «Реквизиты для ТМЦ». Если в первичных документах, прилагаемых к авансовому отчету, выделены ставки и суммы НДС, они заносятся в документ в отдельных колонках. При наличии в документе НДС обязательным является заполнение граф «Контрагент», «Наименование контрагента», «УНП».
Можно оприходовать ТМЦ на разные склады и МОЛ, используя колонки табличной части «Склад» и «МОЛ» на закладке «ТМЦ». По умолчанию эти колонки невидимые.
!!! В авансовом отчете можно заполнить только 2-ю закладку «ТМЦ».
Экранная форма документа:
Закладка табличной части «Реквизиты ТМЦ»
На закладке задаются данные по умолчанию для заполнения закладки «ТМЦ».
Флаг «НДС относится на стоимость». Устанавливается при открытии из константы организации «НДС относится на стоимость на ТМЦ (услуги)»
Если флажок установлен, то документ формирует проводки:
· Д-т счет затрат – К-т 71 на сумму с НДС
· Д-т счет учета ТМЦ – К-т 71 на сумму ТМЦ с НДС
· Не выводится отдельной строкой сумма НДС в печатной форме отчета
Экранная форма документа:
Закладка табличной части «Итоги»
!!! Закладка «Итоги» появляется при установке флага на реквизите «Валютный отчет».
Закладка табличной части «Авансы»
Закладка содержит колонки «Счет», «Дата аванса», «Целевое назначение», «Валюта» и «Сумма» и заполняется остатками по счетам учета выданных авансов в подотчет с помощью специальной формы подбора, которая открывается по кнопке «Insert» в пределах сумм, введенных в авансовом отчете сумм с учетом целевого назначения и валюты
Документ формирует следующие проводки по табличной части «Авансы»:
Д-т 71.1.1 (71.2.1) – К-т 71.1.2 (71.2.2) на сумму закрываемого аванса. Рублевый эквивалент закрываемого валютного аванса определяется на дату аванса.
При нажатии на кнопку «Печать» формируются стандартные документы системы 1С:Предприятие, содержащие печатную форму документа:
Авансовый отчет
Приходный ордер – используется при оприходовании ТМЦ:
Для проведения документа необходимо воспользоваться кнопкой «ОК» под табличной частью документа, либо кнопкой 
(ПРОВЕСТИ), расположенной в меню документа «Действия», а также вынесенной на панель инструментов для данного документа.
При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учете, используя кнопки 
-
. Кнопка 
дает возможность, не закрывая проведенный документ, посмотреть сформированные проводки.
