НАЗНАЧЕНИЕ, ВИДЫ И ОБРАБОТКА СПРАВОЧНИКОВ
Справочники служат для хранения сведений о множестве однородных объектов. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов предметной области: сотрудников, контрагентов, номенклатуры и т.д. Использование справочников позволяет ускорить ввод документов, исключить неоднозначность при заполнении реквизитов. В системе «1С: Предприятие» справочники позволяют детализировать учетную информацию по счетам, т.е. организовать аналитический учет, а также хранить постоянную и часто использующуюся при вводе документов информацию. Отдельные объекты справочника называются элементами справочника.
Справочник, использующийся для ведения аналитического учета, соответствует определенному субконто. Под субконто в системе 1С подразумевается объект аналитического учета, и соответственно, вид субконто — это группа однотипных объектов. Например, конкретный поставщик (субконто) входит в группу контрагенты (вид субконто).
Аналитический учет в системе является многоуровневым и многомерным. Если по счету в плане счетов задано субконто, то при вводе записи по счетам программа обязательно предложит выбрать объект аналитического учета.
Ведение аналитического учета в настройке «Моя бухгалтерия 8» организовано таким образом, чтобы обеспечить выполнение требований нормативных актов по бухгалтерскому учету, а также облегчить внутренний контроль за расчетом налогов и сборов, заполнением необходимых отчетов по налогам.
Список доступных пользователю справочников определяется на этапе конфигурирования. Просмотреть полный список и выбрать необходимый справочник можно командой Меню «Операции» -> Справочники.
Наиболее часто используемые справочники собраны в пункте главного меню Справочники (см. рисунок). Именно командами этого меню мы рекомендуем Вам пользоваться при обработке, печати справочной информации. Для повышения скорости и удобства работы с программой справочники могут вводиться и корректироваться в процессе работы с документами и операциями.
Окно «Выбор справочника»
Установка некоторых справочников производится в ходе настройки конфигурации. Для этого выполните команду Меню «Сервис» -> Настройка конфигурации-> кнопка «Выполнить».
Окно «Настройка конфигурации»
В результате выполнения этого действия заполнятся следующие справочники:
1. Виды деятельности;
2. Виды операционных доходов (расходов);
3. Виды внереализационных доходов (расходов);
4. Прибыли и убытки;
5. Группы расчетов;
6. Виды расчетов;
7. Виды вычетов для подоходного налога;
8. Ставки налогов (НДС и др.);
9. Виды затрат для налогового учета;
10. Виды доходов от реализации для налогового учета;
11. Виды внереализационных доходов (расходов) для налогового учета;
12. Валюты;
13. Элементы затрат;
14. Виды затрат;
15. Расходы при поступлении;
16. Классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
17. Хозяйственные операции.
Справочники заполняются данными в соответствии с действующим законодательством. Пользователи могут редактировать записи справочников, дополнять и удалять. Однако разработчики не рекомендуют изменять предопределенные справочники.
Система «1С» поддерживает механизм подчиненных справочников, т.е. некоторые справочники содержат поля, значениями которых являются другие справочники. Например, справочник «Договора» подчинен к справочнику «Контрагенты».
Работа со справочником может проходить в режиме ввода/редактирования и в режиме выбора.
Справочник состоит из элементов и групп:
.
Сведения в справочниках хранятся в виде таблиц. Строка — запись об одном объекте. Столбец — одна характеристика объекта. В крайней левой графе таблицы выводятся условные значки, обозначающие тип строки:
— элемент справочника (голубой цвет 
- элемент),
— наименование группы справочника (желтый цвет 
- папка).
Редактирование элементов справочника в зависимости от установленного в конфигураторе метода может происходить непосредственно в списке (например, справочник «Целевое назначение (использование) средств по кассе» и др.) либо в окне редактирования реквизитов справочника (справочники «Места хранения», «Основные средства», «Номенклатура ТМЦ» и др.). Окно справочника может включать несколько закладок. При вводе нового элемента справочника заполняются поля ввода на всех закладках.
Над записями справочника можно выполнить ряд обработок, таких как вызов подчиненных справочников, получение истории изменения всех периодических реквизитов, печати отчетов и.т.п. Для каждого справочника подготовлен свой набор таких обработок. Щелкнув кнопку «Перейти» можно развернуть меню и активизировать выбором пункта меню любое действие. Так, для справочника «Основные средства» выпадающее меню имеет вид, отраженный на рисунке:
Меню команд обработки записей справочника «Основные средства»
После ввода в программу оперативных данных, изменение параметров настройки и структуры справочников производить не рекомендуется, так как это может привести к возникновению непредвиденных ошибок.
Для работы со списком справочника смотрите раздел «Элементы интерфейса».
А теперь перейдем от теории к практическому заполнению справочников.