Учет исходящих ЭСЧФ
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если после выставления исходящих ЭСЧФ выдалось сообщение "Успешно принят сервисом", но в личном кабинете ЭСЧФ не появляется.
Если в 1С в журнале "Исходящие ЭСЧФ" отправленные ЭСЧФ появились на закладке в статусе "Выставлен" или "Обработка порталом", то возможно портал перегружен и происходит задержка обновления данных в личном кабинете, но ЭСЧФ приняты в очередь на обработку на сервер портала. Нужно периодически проверять Портал, по информации Портала задержка может составлять сутки. В этом случае обычно не появляются все ЭСЧФ, выгруженные в пакете.
Если из пакета не появились только несколько ЭСЧФ, то наиболее вероятна ошибка в заполнении реквизитов. Поскольку детальное описание ошибки можно получить только при попытке подписать ЭСЧФ в личном кабинете, то необходимо на портале войти в раздел "Черновики" и проверить наличие ЭСЧФ в данной папке. Если ЭСЧФ найден, то провести попытку его подписания - в этот момент портал проводит анализ данных и выводит подробное описание неверных параметров, которые можно устранить непосредственно на портале, подписать и после этого получить статус данного ЭСЧФ в 1С. Если в папке "Черновики" нет ЭСЧФ, то нужно загрузить в "Черновики" через кнопку "Загрузить из файла". Далее нужно указать путь для выбора проблемного ЭСЧФ в формате XML-файл. Чтобы найти каталог, куда выгружаются из 1С файлы XML, нужно в 1С найти путь:
- нажать "Сервис" - "Настройка конфигурации" - "Настройка учетной политики и констант"- закладка "Системные" - реквизит "Путь к папке внешних данных". Скопировать полученный путь и подставить его в обработку портала "Загрузить из файла", далее в папке "Extforms" - папка "eInvVat" - папка "in" найти по номеру проблемный ЭСЧФ и подобрать для загрузки. В этот момент портал проводит анализ данных и выводит подробное описание неверных параметров, которые можно устранить непосредственно на портале, подписать и после этого получить статус данного ЭСЧФ в 1С.
ВАЖНО! При загрузке вручную на портале в "Черновики" нельзя искать и подбирать ЭСЧФ в папке "out " - в этой папке лежат XML-файлы уже с подписью в формате e-doc! Портал не сможет их разобрать и выдаст сообщение, что формат неверный или XML-файл не соответствует требуемым схемам XSD!
Что делать, если дата выставления ЭСЧФ отличается в 1С и на портале. Как этот факт повлияет на заполнение Декларации по НДС.
На портале "Дата выставления" присваивается в момент приёма документа, и эту дату нельзя изменить или получить с портала через веб-сервис. В связи с этим при выгрузке на портал ЭСЧФ (или в момент формирования XML) в 1С "Дата выставления" устанавливается автоматически равной календарной дате выгрузки. Если различие критично, отмените проведение ЭСЧФ в 1С, измените дату в документе и проведите заново. Такое различие редко влияет на расчёт Декларации по НДС -обычно даты находятся в одном налоговом периоде, а при заполнении документа "Зачет уплаченного НДС" система будет учитывать обороты в том налоговом периоде, который указан как Дата операции и/или Дата аннулирования в ЭСЧФ. Проверить можно через запись в регистр "ЭСЧФ для декларации", которую сделал данный ЭСЧФ.
ВАЖНО! При заполнении документа «Зачет уплаченного НДС» обращайте внимание на реквизит шапки «Конечная дата ЭСЧФ», которую при необходимости нужно увеличивать (по умолчанию как 20 число следующего месяца, фактическая дата выставления может быть другой в случае переноса рабочих дней или выставления ЭСЧФ с нарушением сроков за прошлые периоды, например : если выставили ЭСЧФ за март с опозданием в мае и формируем «Зачет уплаченного НДС» за март, то «Конечная дата ЭСЧФ» должна быть смещена с 20 апреля на 31 мая).
Что делать, если ЭСЧФ аннулировали на Портале, но в 1С этот ЭСЧФ остался в статусе "Выставлен".
Аннулировать ЭСЧФ можно только на портале в личном кабинете, через веб-сервис аннулировать нельзя. В 1С нужно получить с портала статус "Аннулирован".
Если таких ЭСЧФ немного, то можно сделать таким образом: найти в журнале "ЭСЧФ исходящие" на закладке "Выставлен" данную ЭСЧФ, позиционироваться на ней в журнале без открытия формы, далее найти на панеле кнопку "Действия с ЭСЧФ" и выбрать один из вариантов:
- "Получить статус с Портала" при этом откроется обработка для получения статуса с отборами по данному ЭСЧФ;
- "Установить статус Аннулирован" при этом создаётся отдельный документ «Изменение статуса», в котором фиксируется новый статус и формируются сторнировочные обороты по регистру "ЭСЧФ для декларации по НДС" на дату аннулирования (дата выбирается на портале в момент аннулирования и обычно устанавливается равной Дате операции).
Если аннулировали множество ЭСЧФ, то для пакетной установки статуса в журнале "ЭСЧФ исходящие" найти на панеле кнопку "Обновить статус".
ВАЖНО! После открытии обработки получения статусов в шапке нужно выбрать текущий статус ЭСЧФ -а именно тот, который нужно заменить, а не статус на портале!
А также важным является установка флага "Выставлять повторно аннулированные ЭСЧФ" в шапке обработки, он дублируется в документ «Изменение статуса», и влияет на движения регистра "ЭСЧФ к выставлению" после записи статуса "Аннулирован".
Что делать, если аннулированный на портале ЭСЧФ попадает и искажает оборот по реализации документа «Зачет уплаченного НДС» и отчета «Реализация по ставкам НДС по ЭСЧФ".
В обороты документа «Зачет уплаченного НДС» и отчета "Реализация с разбивкой по ставкам НДС по ЭСЧФ" аннулированные ЭСЧФ попадать не должны.
Если произошла ошибка в Дате аннулирования или ЭСЧФ после аннулирования не выставляется повторно – т.е. ЭСЧФ не попадает в обработку "Формирование ЭСЧФ", то нужно внести исправления в документ "Изменение статуса". Для этого нажать кнопку "Документы"- раздел "Учет НДС"- "Учет исходящих ЭСЧФ" - журнал "Изменение статуса исходящих ЭСЧФ" , в журнале найти документ «Изменение статуса» для нужной ЭСЧФ, отменить проведение, исправить дату аннулирования и/или поставить флаг "Выставлять повторно" и провести. По кнопке "Перейти" из журнала можно проверить записи в регистры "ЭСЧФ для выставления" и "ЭСЧФ для декларации". Обычно этих действий достаточно, чтобы ЭСЧФ выставился повторно и правильно попал /не попал в обороты по реализации.
Что делать, если отрицательные ЭСЧФ находятся на портале в статусе "На согласовании" и не уменьшают оборот по реализации документа «Зачет уплаченного НДС» и отчета «Реализация по ставкам НДС по ЭСЧФ".
Согласно правил портала обороты по отрицательным ЭСЧФ в статусе "На согласовании" уменьшаются в месяце подписания ЭСЧФ второй стороной и получении им статуса "Выставлен.Подписан покупателем". В результате чего действительно образуется разрыв в сумме НДС по БУ и на портале. Для того, чтобы уровнять правила портала и БУ, нужно перед заполнением документа "Зачет уплаченного НДС", который является финальным документом, запускать специальный документ "Начислением НДС с отрицательным доходом", который анализирует неподписанные и/или подписанные на конец периода отрицательные ЭСЧФ и при проведении с помощью сторнировочных записей по оборотам счета 68.2.2 выравнивает начисленный НДС по БУ с данными портала. После этого такие отрицательные ЭСЧФ отражаются в документе «Зачет уплаченного НДС» и отчете "Реализация по ставкам НДС по ЭСЧФ" без отклонений.
Что делать, если исходящие электронные ЭСЧФ не переходят в статус «Выставлен» остаются в статусе «В разработке», при выставлении появляется ошибка: графа 17 «УНП получателя» или графа 16 "Страна получателя" обязательно к заполнению.
Согласно правилам портала связка УНП и Страна получателя должны строго соответствовать друг другу. Если поле УНП не пустое и указана страна Беларусь (112), то УНП должен существовать в реестре налогоплательщиков. И наоборот если УНП существует в реестре - страна должна быть Беларусь (112). По текущим правилам графа 16 "Страна получателя" должна быть заполнена всегда, даже если ЭСЧФ выставляется физическим лицам или на реализацию в розничной торговле - в этом случае передается код 112. Для покупателей -не резидентов РБ (страна не равна 112) передача УНП также обязательна, несмотря на то, что ЭСЧФ он не получает.
На портале для исходной ЭСЧФ не предусмотрен признак "Не выставлять получателю", это действие отрабатывает порталом по Графе 17 "УНП покупателя": если УНП резидента РБ в XML-файле передан, то такая ЭСЧФ попадает к получателю для подписи. Поэтому в "ЭСЧФ исходящем" на закладке "Дополнительно" предусмотрен флаг "Не выставлять получателю", установка которого влияет только на факт передачи УНП получателя в XML-файле: если флаг установлен, то выгрузится наименование и страна получателя – без передачи УНП, а это означает, что покупатель не получит ЭСЧФ для подписи.
Что делать, если не формируется сводный ЭСЧФ: физическим лицам, реализацию в рознице, дистанционную продажу. В первичных документах выбран контрагент с видом «Сотрудник» или "Частное лицо"- как выставить сводный ЭСЧФ.
При открытии обработки "Формирование исходящих ЭСЧФ" обратите внимание на реквизит "Вид операции выставления ЭСЧФ" в шапке обработки. Если данный реквизит пустой, то обработка заполняется карточками для формирования ЭСЧФ по каждому первичному документу. Но для формирования сводных ЭСЧФ по реализации физическим лицам, реализацию в рознице, дистанционную продажу и другие операции, нужно выбрать соответствующий режим из списка Видов операции. Обращаем внимание на реализацию взаимозависимым физическим лицам (эти контрагенты указаны как взаимозависимые в "Настройке учетной политики и констант"- "По организации"- закладка ЭСЧФ) - для таких операций не допускается формирование сводного ЭСЧФ, ЭСЧФ должны формироваться по каждой операции с выгрузкой наименования, страны и адреса покупателя - взаимозависимого физического лица, т.е. такие ЭСЧФ будут формироваться с пустым Видом операции аналогично с обычными покупателями.
Что делать, если не удается сформировать ЭСЧФ по документу «Начисление НДС непроизводственного значения».
При начислении НДС по счету 68/2/2 документом «Начисление НДС непроизводственного значения» в режимах "Начисление НДС" и "Корректировка НДС" можно выставить ЭСЧФ. Для этого на закладке "ЭСЧФ" нужно установить флаг "Выставлять ЭСЧФ". Также для режима "Корректировка НДС" убран контроль на создание одного документа в месяц, т.е. при необходимости довыставить НДС разным контрагентам - получателям предусмотрена возможность создания множества документов, поэтому реквизит "Контрагент" является обязательным для заполнения и его тип: Организация или Физическое лицо (сотрудник) – влияют на "Вид операции выставления ЭСЧФ", который надо выбрать при создании ЭСЧФ в обработке "Формирование исходящих ЭСЧФ": если нужно сформировать ЭСЧФ на подарки сотрудникам, то нужно выбирать режим "Реализация физическим лицам", а если были корректировки по юридическим лицам - режим должен быть пустым.
Что делать, если сформировали в 1С документ "Расчёт НДС по нулевой ставке", но документы не попадают в форму обработки "Формирование исходящих ЭСЧФ".
В базе 1С документ "Расчёт НДС по нулевой ставке" формируется всегда последним днем месяца, поэтому остатки в регистре "ЭСЧФ для выставления" появляются на последнее число месяца. Поэтому если документы не попадают в форму обработки "Формирование исходящих ЭСЧФ", то нужно проверить текущую дату (дату в шапке обработки) - возможно документ сформирован заранее и текущая дата меньше, чем конец текущего месяца. Для документа "Расчёт НДС по нулевой ставке" удобно запускать обработку формирования следующим образом:
журнал "ЭСЧФ исходящие" кнопка "Сформировать" - выбрать режим "Расчёт НДС по нулевой ставке" или в обработке "Формирование исходящих ЭСЧФ" на закладке "Отборы" установить флаг "Расчёт НДС по нулевой ставке" - в этих случаях обработка заполниться с отбором по документу, что облегчает сверку итоговых сумм.
Как обновить статусы исходящих ЭСЧФ с портала
Обновление статусов ЭСЧФ с портала выполняется с помощью обработки «Выставление ЭСЧФ», работающей в режиме «Получение статусов ЭСЧФ с портала». Существует два варианта выполнения данной операции:
Вариант 1: Массовое обновление статусов через кнопку «Обновить статус» в журнале.
Откройте журнал «ЭСЧФ Исходящий» (Документы → Учет НДС → Учет Исходящих ЭСЧФ → Журнал «ЭСЧФ Исходящий»). На командной панели списка нажмите кнопку «Обновить статус». Данная кнопка открывает обработку «Выставление ЭСЧФ» в режиме «Получение статусов ЭСЧФ с портала».
В открывшейся обработке перейдите на закладку «Настройка», и выберите статус ЭСЧФ, с которым документы сохранены в программе, а не тот, который нужно получить с портала. Затем перейдите на закладку «ЭСЧФ» и нажмите кнопку «Загрузить статусы» — в поле «Статус на портале» загрузится актуальный статус каждого ЭСЧФ. Для установки загруженных статусов в документах ЭСЧФ в 1С нажмите кнопку «Установить статусы».
Вариант 2: Обновление статуса каждого отдельного ЭСЧФ через кнопку «Получить статус с Портала»
В журнале «ЭСЧФ Исходящий» выделите строку с нужным документом ЭСЧФ. Нажмите кнопку «Действия с ЭСЧФ» и выберите пункт «Получить статус с Портала».